في الآونة الأخيرة ، كان لي شرف إجراء مقابلة مع رافال موريسون ، خبير الإنتاجية الشخصية الرائد في أيرلندا ومؤلف مدونة ممتازة تسمى Creating Personal Flow. لقد استمتعت به كثيرًا ، كانت أسئلة رافال مدروسة للغاية وجعلتني أفكر في الإجابات ، سواء من وجهة نظر الشخص الذي يتبع فلسفة GTD ، والمتخصص الذي يعلم هذا النظام للآخرين. فيما يلي نص المقابلة المنشورة على مدونة رافال: "GTD و Kanban"

يسعدني اليوم أن أقدم انتباهكم إلى مقابلة مع باسكال فينييه. ناقشنا الجمع بين طريقتين: Getthing Things Done لـ David Allen و Kanban.

أنا شخصياً استمتعت كثيراً بإجراء المقابلات وإعداد الأسئلة. آمل أن يكون هناك المزيد من مثل هذه المناقشات في المستقبل.

حسنًا ، لنبدأ؟

إذا كنت لا تمانع ، أخبرنا قليلاً عن نفسك.

أنا مدرب شخصي ومدرب إنتاجي مقيم في أوتاوا جاتينو ، المقاطعة الرئيسية في كندا. أنا فرنسي وأعمل أستاذًا جامعيًا في المملكة المتحدة منذ أكثر من 20 عامًا. أتيحت لي الفرصة للعمل في جامعات ليفربول ومانشستر وسالفورد. على مدار الخمسة عشر عامًا الماضية أو نحو ذلك ، اهتممت بجدية بموضوع الإنتاجية الشخصية. في العام الماضي ، أدركت طموحي على المدى الطويل وفتحت ممارستي الخاصة لتقديم التدريب والتدريب على الإنتاجية الشخصية. حقيقة أنني أعيش في كندا لا تمنعني من تقديم الخدمات لأولئك الذين يرغبون في ذلك من جميع أنحاء العالم: أنا زائر متكرر للمملكة المتحدة وفرنسا ، كما أنني أقوم بالتدريب عن بعد عبر Skype. أقوم حاليًا بوضع اللمسات الأخيرة على الترجمة الفرنسية لكتاب كانبان الشخصي لجيم بنسون وتونيين ديماريا باري: أعمال رسم الخرائط | الإبحار في الحياة ".

منذ متى وأنت تمارس GTD و / أو تقنيات إنتاجية أخرى؟

لقد كنت أفعل GTD منذ ما يقرب من 9 سنوات حتى الآن. اكتشفت الكتاب في صيف عام 2004. لم يكن اكتشافا مبالغة. على عكس تقنيات إدارة الوقت الأخرى التي جربتها في الماضي ، فإن هذه الطريقة لم تساعدني فقط في السيطرة (أو بالأحرى السيطرة) على عمليات عملي وتخطيط خطواتي التالية. الأهم من ذلك ، أنه سمح لي أن أكون مرنًا بشكل غير عادي ومستعدًا للتكيف بسرعة مع أي تغييرات.

ما هي الطريقة التي تستخدمها أكثر من غيرها؟

في الوقت الحالي ، أجمع بين "إنجاز الأمور" و "كانبان" الشخصي. كل شيء واضح هناك ، بالإضافة إلى أن كلا الطريقتين تسترشد "بحركة" المهام في فئات معينة. أسمي كانبان الواجهة الأمامية لنظام إنهاء الأشياء (GTD) الخاص بي. يساعد نظام إدارة سير العمل في GTD على إبقاء كل شيء تحت السيطرة. يتيح لك نموذج مراجعة العمل المكون من ستة مستويات فهم الوقت المستغرق لإكمال مهمة ، وهو ليس دائمًا بالبساطة التي تبدو عليه. حسنًا ، لا يساعد كانبان في إنهاء الأشياء فحسب ، بل يعلمك أيضًا فصل القمح عن القشر.

ما الذي جذبك إلى نظام كانبان؟

بادئ ذي بدء ، بساطتها الشديدة. هناك قاعدتان فقط هنا: تصور عملك وتقييد المهام الحالية. أنا شخص مرئي للغاية ، بالإضافة إلى أنني أستخدم الخرائط الذهنية طوال الوقت ، لذلك أنا منجذبة إلى الطريقة التي يتم بها عرض المهام بصريًا في شكل أوراق ملونة ذاتية اللصق. أحب أيضًا الحاجة إلى تحديد عدد المهام التي تعمل عليها في نفس الوقت - فهي تساعد كثيرًا في الوصول بجميع المهام إلى نهايتها المنطقية. يوفر كانبان عنصر الوقت الذي يمكنك الاعتماد عليه أثناء الحوار مع الزملاء أو مع نفسك.

كيف زاد كانبان من إنتاجيتك؟

يفرض عليك أن تكون أكثر انتقائية بشأن ما تريد القيام به ، ويعلمك تحديد الأولويات الصحيحة. بفضله ، لا تشعر بالإرهاق من كثرة القضايا ، كما لو كتبت ببساطة جميع مهامك في قائمة واحدة طويلة. من الخصائص المهمة الأخرى في كانبان القدرة على رؤية حجم المهام التي أكملتها بالفعل بوضوح. خلال المراجعة / التحليل الأسبوعي ، ترى حقًا كل ما حققته خلال هذا الوقت - فأنت حقًا ترتفع في عينيك. من وجهة نظر نفسية ، يعد هذا محفزًا قويًا للغاية.

هل علمك كانبان التركيز بشكل أفضل والعمل بكفاءة أكبر على المشاريع / المهام المحددة؟

نعم ، لقد حسّن كانبان بالتأكيد قدرتي على التركيز على الأشياء الصحيحة. يساعد قيد العمل قيد التقدم (WIP) كثيرًا في هذا الصدد. إذا كان لديك حد العمل قيد التقدم ، فيجب عليك إكمال المهمة الحالية قبل المتابعة إلى المهمة التالية. يجب أن تكون الكلمات "إنهاء ، ابدأ ، ابدأ النهاية" هي شعار جميع مستخدمي كانبان. لن تكون قادرًا على التعامل مع حجم العمل الذي لا يمكنك القيام به جسديًا. كما كتب جيم بنسون وجوان هو وماريتز فان دن هيوفيل في "ما وراء أجايل ، حكايات من التحسين المستمر": الشخص الذي يعاني من إرهاق لا يستطيع ببساطة إعطاء الاهتمام الذي يحتاجه لمهامه الحالية.

كيف أثر استخدام المنهجية على سير العمل ككل؟

حسنًا ، يمكنني القول بأمان أن العمل يتحرك بشكل أفضل. في الوقت نفسه ، يسمح لي كانبان بالتدفق بفعالية في هذه الحركة.

هل واجهت أي صعوبات في المراحل الأولى من تقديم كانبان الشخصي؟

لن أقول ذلك ، النظام بسيط للغاية.

لقد تناولت مسألة إدخال كانبان الشخصي بشكل تدريجي. ما زلت أواصل استخدام برنامج GTD ، بما في ذلك برنامج Nozbe الممتاز ، لقد أدخلت للتو نفس حد العمل قيد التقدم. العملية البسيطة هي الحد من عدد الإجراءات التي تحدث في نفس الوقت. النتيجة هناك. دفعتني النجاحات المبكرة إلى اتخاذ الخطوة التالية وإضافة عنصر التصور إلى نظام GTD الخاص بي ، كما يوحي نظام كانبان. لهذا الغرض ، استخدمت تطبيق Trello.

في البداية ، لم أفكر حتى في استخدام لوحة ملاحظات لاصقة "حقيقية" ، لكن العديد من مستخدمي كانبان تحدثوا بشكل إيجابي جدًا عن أسلوب "التكنولوجيا المنخفضة" هذا (والذي كنت مندهشًا جدًا في الواقع) في اجتماع جمعية ويب في مانشستر .. لذلك قررت أن أجربها بنفسي. وكما تعلمون ، نجح هذا الأسلوب مع خمسة زائد. أنا أحب الأحاسيس اللمسية للعمل بلوحة وبطاقات ذاتية اللصق.

أخبرني ، هل لاحظت أي عيوب في نظام كانبان؟ هل هناك أي عناصر ترغب في تحسينها؟

حسنًا ، يمكنني القول أنه يجب عليك دائمًا التجربة والبحث عن مزيج مثالي لك. كانبان مبني على كتاب "Lean Manufacturing" ، وهو كتاب يبشر بمبادئ كايزن ، أي تحسن مستمر. فكر في نظام كانبان كأداة تسمح لك بإجراء تجارب صغيرة لتحسين سير عملك تدريجيًا. لا يوجد نظام مضبوط تمامًا ، تمامًا كما لا يوجد لوحان متماثلان. سوف منتداك يتغير مع تغير نشاطك.

هل يؤدي كانبان أداءً جيدًا في أي مهمة ، أم أن هناك بعض المهام التي لا تتناسب جيدًا مع مفهوم هذه الطريقة؟

من حيث المبدأ ، تعد الإنتاجية الشخصية في المقام الأول مسألة منطقية. في حالتي ، يعمل كانبان بشكل رائع ، ولكن إذا كان لديك الكثير من نفس النوع من المهام المتكررة ، فأنت لا تريد تكرار الإجراء لإنشاء بطاقات أو سجلات في نسخة رقمية من كانبان في كل مرة.

هذا يذكرنا بقصة البريد الإلكتروني. بالطبع ، هناك رسائل مهمة جدًا تحتاج إلى التعامل معها بشكل منفصل - بعناية وبعناية. طبق نفس المبدأ عند الإجابة على السؤال: هل يستحق إنشاء بطاقة لهذا المشروع؟ بعد كل شيء ، من الأنسب معالجة معظم رسائل البريد الإلكتروني "بالجملة" ، والقيام بذلك حصريًا في الوقت المخصص لرسائل البريد الإلكتروني.

يميز كانبان أيضًا بوضوح بين العمل الذي تقوم به ، من الناحية المجازية ، أو الدفع أو السحب. المعنى: هناك عمل مفروض عليك - تدفعه ، وهناك عمل تسحبه بمحض إرادتك. إن القدرة على فصل المهام بهذه الطريقة ، في رأيي ، مهمة جدًا. خاصة عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني هو أفضل مثال على العمل الجبري - الذي يجب "دفعه". من الضروري أن تضع في اعتبارك نوع العمل الذي تقوم به في الوقت الحالي. في كثير من الأحيان ، يتاجر الأشخاص لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من حل المهام الأساسية الأكبر حجمًا.

عند معالجة الإدخالات الواردة ، من المفيد جدًا استخدام نظام العلامات الذي يحدد عمود كانبان الذي ستنتقل إليه وظيفة معينة. على سبيل المثال ، أوصي باستخدام الفئات التالية: الأولوية 3 ، الأولوية 2 ، الأولوية 1 ، تم ، اليوم ، قيد التقدم (لا تنس حد العمل قيد التقدم). سيساعدك هذا في تحديد الأولويات ، وهو ما سيخفف بدوره من عبء اتخاذ القرارات الرئيسية ، خاصة إذا وجدت غالبًا أنه يتعين عليك "الدفع" في أغلب الأحيان ، على حساب العمل الأكثر كفاءة ، والذي تحتاج إلى "سحبه" وبذلك تحقق أهدافك الرئيسية وأنشطتك.

هل تفضل أي تطبيق معين يعتمد على نظام كانبان؟ في رأيك ، أي تنسيق - إلكتروني أم ورقي - أكثر ملاءمة للاستخدام؟

الطريقة المفضلة لدي هي استخدام ورق لاصق ذاتيًا وجدارًا عاديًا. حتى لو تنازل مطورو البرامج الأذكياء عن استخدام الملصقات في أكثر مشاريعهم تعقيدًا ، فسوف نمتلك ما يكفي منهم أكثر!

ومع ذلك ، بصفتي مدربًا ومدربًا ، يجب أن أفهم جميع التطبيقات المتنوعة الموجودة ، بما في ذلك ، مؤخرًا ، قمت بتجربة الكثير من الأدوات عبر الإنترنت. في الوقت الحالي ، المفضل لدي هو LeanKit ، لقد كنت أستخدمه منذ 4 أسابيع حتى الآن.

هل تستمر في استخدام كانبان عندما تكون على الطريق؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، كيف تحل هذه المشكلة؟

نعم ، بالطبع ، ما زلت أستخدم كانبان أثناء السفر. أفضل طريقة هي الورق. احتفظ بملصقاتي في ملف خاص ، في فرنسا نسميها "trieur-parapheur".


بالنسبة للإصدار الإلكتروني ، يوفر LeanKit وصولاً سهلاً إلى لوحاتك حيث توجد إصدارات لـ iPhone و iPad.

هل يمكنك وصف كيف يسير يومك في سياق استخدام كانبان؟

بالتأكيد. لذا ، أبدأ الصباح بفحص اللوحة وإجراء التغييرات اللازمة. هذا يعني تحويل عدة بطاقات إلى عمود "قيد التقدم". أقوم بتقييم حالة الأمور على السبورة بسرعة ، وإذا لزم الأمر ، أصحح شيئًا ما. بعد ذلك ، نبدأ في التعامل مع المهام من عمود "قيد التقدم" وتنفيذها أولاً. يتم إرسال كل مهمة مكتملة إلى عمود "تم". المبدأ الأساسي هو إبقاء السبورة دائمًا أمام عينيك حتى تتمكن من التحقق منها باستمرار أو إجراء تغييرات بسرعة. بهذه الطريقة ، إذا كنت تخطط لإجراء ما خلال اليوم ، يمكنك وضعه على السبورة على الفور.

ما الوقت الذي تتحقق فيه من اللوحة الخاصة بك ، وكم من الوقت يستغرق إنشاء لوحة بشكل عام؟

يعد إنشاء أول لوحة كانبان الخاصة بك أمرًا بسيطًا للغاية. الحد الأدنى للمجموعة هو من ثلاثة أعمدة: قائمة الانتظار (أي المهام المطلوبة) ، قيد التقدم ، وتم. وبالتالي ، لديك أداة بسيطة تحت تصرفك ستساعدك على فهم سير عملك بشكل أفضل. بعد ذلك ، ستحتاج فقط إلى تكييف السبورة ، كما يقولون ، بنفسك.

لا يقدم لك Kanban حلاً جاهزًا ، ولكنه يسمح لك بتنظيم النظام بمرور الوقت ، من خلال التجربة والخطأ ، بطريقة تلبي احتياجاتك تمامًا. أيضًا ، إذا تغير سير عملك ، يمكنك بسهولة إعادة ترتيب كانبان ليناسب البيئة الجديدة.

العمل مع السبورة ، في الواقع ، لا يتوقف لمدة دقيقة. فكر في الأمر مثل لوحة القيادة في مكتبك - فأنت تقوم بإجراء التغييرات طوال الوقت. هناك أوقات تحتاج فيها إلى التنفس وتقييم مكانك. وسيزودك كانبان بجميع المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ قرار مستنير بشأن كيفية المتابعة.

بشكل عام ، من المعتاد إجراء مراجعة في بداية اليوم ونهايته ، كما يمكنك إجراء نوع من "استخلاص المعلومات" لفهم مدى تقدمك وما حققته. لا توجد إرشادات صارمة وسريعة حول عدد مرات القيام بذلك ، يمكنك فقط إجراء استخلاص المعلومات الأسبوعي على النحو الموصى به من قبل نظام إنهاء الأشياء. التصرف وفقًا لتقديرك الخاص ، خاصة إذا تغيرت ظروف العمل. الكلمة الأساسية في العمل مع نظام كانبان هي "المرونة".

كم عدد المهام / المشاريع التي توصي بوضعها على السبورة في نفس الوقت؟

كل هذا يتوقف على نشاطك.

يأتي استخدام كانبان مع عدد من القيود ، مثل عدد المشاريع والمهام التي يمكن أن تكون على السبورة في نفس الوقت. أوه نعم ... تحتاج أيضًا إلى تحديد عدد المشاريع / المهام التي يمكنك العمل عليها بالتوازي.

مثلما تحد من عدد العمليات والمهام التي تقوم بتشغيلها حاليًا ، يمكنك أيضًا تحديد عدد المشاريع التي تعمل عليها بالتوازي. مثل هذا المشروع قيد التنفيذ.

يبدو هذا الأخير مهمًا جدًا بالنسبة لي ، لأن العديد من الأشخاص يكررون نفس الخطأ في عملية تطبيق فلسفة إنهاء الأشياء. نعم ، يتضمن جزء من عملية إنهاء الأعمال التجارية بالفعل سرد المشاريع والخطوات التالية التي يجب اتخاذها في كل منها خلال العام المقبل. ومع ذلك ، يعتقد الكثيرون خطأً أنه بهذه الطريقة تصبح جميع المشاريع نشطة. على العكس من ذلك ، يوفر نظام GTD جيد التزيت الحد من عدد المشاريع النشطة في وقت واحد. في GTD ، هناك خط واضح بين المشاريع والمهام الحالية ، وما ينتمي إلى فئة "ربما / يومًا ما".

إذا كنت تستخدم قائمة ، خاصةً إذا كانت تنسيقًا إلكترونيًا ، فقد تميل إلى تجميع كل المشاريع وكل "الخطوات التالية" لكل منها. هذا يمكن أن يخلق صورة مخيفة إلى حد ما - مثل هذا العدد الهائل من المهام والمشروعات يمكن أن يثبط حقًا كل الصيد والحماس.

ومع ذلك ، فإن اللوحة لها أبعاد معينة ، يمكن أن تناسبها كمية محدودةبطاقات ذاتية اللصق - مثل هذا التقييد يجعلك تفكر مليًا في المشروعات التي تستحق اهتمامك في الوقت الحالي وأيها لا تستحق. هذا القيد هو ، إلى حد ما ، ميزة ، لأنه لا يترك لك أي خيار سوى "التحقق من الساعة مقابل الواقع".

كيف تغيرت ممارسة GTD الخاصة بك مع كانبان؟

شيء واحد يمكنني قوله عن التفاعل بين GTD و kanban هو أنهما مصممان لبعضهما البعض. أعتقد أن استخدام كانبان قد سمح لي بالارتقاء بإنتاجيتي إلى المستوى التالي وجعلني أقرب إلى معايير إنهاء الأشياء. جعلني أتذكر المبادئ الأساسية. يكمن جمال كانبان في أنه بفضل مكونه المرئي ، يمكنك في الواقع إجراء حوار مع عملك.

أين يمكن أن تجد على الإنترنت؟

أنا نشط على Twitter ، اسم الشهرة الخاص بي هوpascalvenier ، وعنوان موقع الويب الخاص بي هو

أحد المبادئ الأساسية للعمل المنتج هو الاحتفاظ باستمرار بقائمة من المهام أمامك ، مرتبة حسب الأهمية. لذا فأنت محروم من فرصة الانغماس في الأفكار لمدة نصف يوم: "ماذا تفعل بعد ذلك".

تم وضع العديد من الأنظمة لتنفيذ هذا المبدأ. بعضها معقد للغاية ، والبعض الآخر بسيط للغاية. يختار الجميع نظامًا لأنفسهم. واليوم سأتحدث عن أحدهم. إنه يسمى كانبان ، أو على وجه الدقة ، كانبان الشخصي.

ما هو كانبان الشخصي

كانبان الشخصي هو نظام إدارة قوائم المهام والإنتاجية بسيط للغاية. إنه مبني على قاعدتين ومخصص للعناصر المرئية. تقع جميع شؤونك على نفس الطائرة ، مرتبة حسب الأولوية ودرجة الإنجاز. ميزة Kanban هي مرونته العالية ، ويمكن دائمًا تخصيصه ليناسب أسلوب عملك ومهامك.

مثل العديد من أنظمة الإنتاجية الأخرى ، يساعدك Kanban في "تفريغ" المهام من رأسك ، مع ترك مهمة واحدة (أو عدة) ذات صلة في الوقت الحالي. وُلد هذا النظام في الإنتاج ، حيث تعتمد درجة أولوية عمل معين على العرض.

تم إنشاء شخصية Kanban بواسطة Jim Benson و Tonyan DeMaria Barry. واقترحوا استخدام هذا النظام لزيادة إنتاجية الفرد. في عام 2011 ، صدر كتابهم الشخصي Kanban: Mapping Work | إبحار الحياة. تم استخدام المبادئ الأساسية لكانبان من قبل. لكن مؤلفي الكتاب قاموا بتبسيط كل شيء وقدموا منهجية محددة تساعد حقًا الأشخاص المحملين بعدد كبير من المهام.

القاعدتان الأساسيتان في شخصية كانبان الشخصية هما:

1. تصور عملك. يجب أن نكون قادرين على رؤية نطاق وطبيعة العمل في أي وقت. شاهد ما يجب القيام به في المرحلة التالية ، احصل على تلميح واضح حول درجة أهمية الأشياء وإكمالها. يجب أن نكون قادرين أيضًا على تغيير موضع المهام في النظام ككل بسرعة وسهولة.
2. حدد عدد المهام قيد التشغيل حاليًا. أي أن عدد الأشياء التي تعمل بها في كل وحدة زمنية يجب أن يكون ضئيلاً. أولاً ، من الأسهل تقديم نطاق العمل الحالي بشكل مرئي ، مما يعني أنك ستتحكم بشكل أكثر فاعلية في تقدم تنفيذها. ثانيًا ، يقلل من احتمالية التبديل إلى وضع تعدد المهام والإرهاق اللاحق. إذا تعلمت إدارة عبء عملك ، فيمكنك تعلم كيفية قول لا دون الإضرار بحياتك المهنية.

هناك العديد من الخيارات لتطبيق Kanban الشخصي في الممارسة العملية. يمكنك استخدام التطبيقات المعقدة وأدوات الويب أو الملصقات أو المفكرة. لا توجد توصية رسمية لهذا (ما لم تبدأ بالطبع في نسخ التقنيات من كتاب بنسون وديماريا باري).

الشروع في العمل بكفاءة مع Kanban الشخصي

لا يوجد شيء معقد هنا. كل ما نحتاجه هو منطقة ما (في العالم المادي أو الافتراضي) سيتم وضع قائمة المهام عليها. لكن يجب ترتيب الأشياء وفقًا لمبدأ معين. في أبسط الحالات ، يتم تقسيم المنطقة إلى ثلاثة أعمدة:

1. مؤجلة ومخطط لها ؛
2. تنفيذ؛
3. مكتمل.

في "الجري" هناك تلك الحالات التي نعمل معها الآن أو نخطط للقيام بها في المستقبل القريب جدًا. من الناحية المثالية ، كلما كانت الحالة أكثر أهمية ، يجب أن تكون أعلى في العمود. لذا في لمحة يتضح ما يجب القيام به الآن.

يحتوي العمود مؤجل / مخطط على جميع الحالات التي لا نعمل عليها حاليًا ، ولكن لا يزال يتعين علينا توليها.

قد يبدو عمود "تم" اختياريًا. لكنها تحفزنا من خلال إظهار مقدار العمل الذي تم إنجازه (أو التلميح إلى أنه لم يتم إنجاز أي شيء مهم طوال اليوم).

ربما هذا كل شيء. يمكنك تطبيق Kanban الشخصي في سير عملك الآن.

السبورة البيضاء لأقلام التحديد مثالية لنا. دعنا نقسم اللوحة إلى ثلاثة أعمدة ونشتت مهامنا عبرها. عندما تنتقل مهمة من عمود إلى آخر ، نقوم بمسحها وإعادة كتابتها في مكان جديد.

ولكن من الأنسب استخدام الملصقات الورقية لتسجيل الحالات (ملصق واحد لكل مهمة). هذا يجعل من السهل نقلها أفقيًا وعموديًا. يمكن تعيين الأولوية باستخدام ملصقات بألوان مختلفة. على سبيل المثال ، اللون الأخضر منخفض ، والأصفر متوسط ​​، والأحمر مرتفع.

بالنظر إلى مثل هذه اللوحة ، ستتذكر على الفور ما يجب عليك القيام به في الوقت الحالي ، والمهام "المشتعلة". عندما يتم مسح العمود الأوسط أو توجد أشياء متبقية فيه تنتظر ردود فعل من أشخاص آخرين ، يمكنك البدء في ملئه بالمهام من قسم مؤجل / مخطط.

لا تنس المبدأ الثاني ، وهو تحديد عدد المهام التي تعمل عليها في نفس الوقت. لا تهملهم. إذا قمت بملء العمود الأوسط بالمهام دون إفراغه ، فسوف يسحقك عبء القلق قريبًا.

يصر بنسون وديماريا باري على إبقاء الأمور منخفضة قدر الإمكان. اعتمادًا على طبيعة عملك ، قم بتعيين الحد الأقصى لعدد المهام في نفس الوقت في عمود "قيد التشغيل".

يجدر أيضًا تحديد عدد المهام في كانابان بأكمله. دع العمل الجديد ذي الأولوية المنخفضة ينتظر في كومة البريد الوارد. كانبان أكثر فاعلية كلما قل عدد العناصر التي يحتوي عليها.

برامج وخدمات عبر الإنترنت لتنفيذ شخصية كانبان

إذا لم تكن لديك الفرصة لتعليق لوحة تصور المهام في مكان عملك أو كنت لا تعمل في مكان واحد ، فلن نفقد كل شيء. هناك تطبيقات أخرى لـ Kanban ، من المحتمل أن تجد من بينها أسماء مألوفة. فيما يلي بعض التطبيقات والخدمات عبر الإنترنت التي ستساعدنا:

• تريلو: تم إنشاء هذه الخدمة الشائعة بشكل متزايد لتنظيم العمل وتخزين السجلات في الأصل على نظام يشبه نظام كانبان. يستخدمه الكثير من الأشخاص من أجل إنهاء الأشياء ، ولكنه يعمل أيضًا مع كانبان الفردي. كل ما نحتاجه هو إنشاء لوحة منفصلة بأعمدة مناسبة. في Trello ، يمكنك زيادة فعالية Kanban باستخدام تقويم مع تذكيرات وملصقات ملونة.
• KanbanFlow: هذا التطبيق مشابه جدًا لـ Trello ، ولكنه أكثر "شحذًا" لـ Kanban. يوجد عمود إضافي "اليوم" (اليوم). بمساعدته ، نفصل المهام الجارية عن تلك التي نعمل عليها الآن. أنا شخصياً أعتبر هذا تعقيداً غير ضروري. في KanbanFlow ، يمكننا إضافة ملاحظات وتذكيرات لكل مهمة ، وتحديد عدد المهام قيد التقدم ، والتفاعل مع الآخرين. يحتوي KanbanFlow أيضًا على مؤقت Pomodoro ، وهو أداة أخرى لمساعدتك على التركيز على عملك. تم تحسين الموقع جيدًا للأجهزة المحمولة - لا يلزم تثبيت تطبيقات إضافية للعمل معها.
• (مع الوظيفة الإضافية Kanbanote): Evernote بحد ذاته ليس أداة جيدة جدًا لتقديم Kanban. هنا من المستحيل تنظيم عرض مرئي لنطاق العمل بأكمله. لكن هذا قابل للإصلاح. لنستخدم Kanbanote ، والذي سيجعل القوائم في Evernote أكثر وضوحًا. سيضيف ثلاثة أعمدة: مؤجل ، قيد التقدم ، مكتمل. يوجد أيضًا تطبيق Android لتسهيل استخدام الأشخاص المتنقلين للنظام.

بالطبع ، لا أحد يجبرك على استخدام Evernote لـ Kanban. ولكن إذا كنت تستخدمها بنشاط لتنظيم معلوماتك ، فإن تحويل هذه الخدمة إلى نظام عمل منتج له ما يبرره تمامًا.

دمج كانبان في نظام إنتاجي راسخ

كانبان الشخصي بسيط ومرن للغاية. يمكن تنفيذه على الحائط أو السبورة ، في برنامج محلي أو خدمة الإنترنت ، في دفتر ملاحظات أو على قطعة من الورق. ويمكنك تكييفه مع نظام العمل المنتج المستخدم بالفعل.

تكمن قوة Kanban في أنه يمكن استخدامه مع طرق إنتاجية أخرى. إذا كنت تعتمد على GTD أو Pomodoro أو Eisenhower Matrix ، فيمكنك دمج Kanban الشخصية فيها.

من حيث المبدأ ، يمكن دمج كانبان مع أي نظام يعتمد على قوائم المهام. يمكنك دمج طريقتك مع Kanban ومعرفة ما إذا كان هذا الهجين يناسبك. في الوقت نفسه ، لا يتعين عليك التخلي عن أدواتك المفضلة وإعادة بناء شيء ما في عملك.

انظر إلى قوائم المهام الخاصة بك. ستجد فيهم بالتأكيد تلك الأشياء التي يتم إجراؤها الآن ، المهام المكتملة والمخطط لها. يبقى فقط لترتيبهم في ثلاثة أعمدة. كل شيء بسيط للغاية هنا ، لكن هذه الطريقة تعمل!

في مجال الأعمال التجارية ، أصبحت مفاهيم مثل "نظام إدارة المشروع" و "التصنيع الخالي من الهدر" و "تصور عملية العمل" و "التنفيذ الفعال للمهام" رائجة الآن.

نعلم جميعًا معانيها ونفهمها (على الأقل تقريبًا) ، لكن قلة من الناس يعرفون أن كل هذا جزء كبير من نظام واحد.

نظام يساعد الشركات على العمل بكفاءة عالية. ويسمى كانبان.

يعد نظام Kanban بالفعل أداة قوية جدًا لإدارة المهام على مستويات مختلفة (حتى في المبيعات).

وليس من أجل لا شيء يمكننا الآن أن نرى تطبيقه في شركات وخدمات مختلفة. على الأرجح أنك استخدمت هذا النهج ، على سبيل المثال في.

وبالنسبة للكثيرين ، لا تنطبق هذه الأدوات على التسويق ، لكننا نعتقد عكس ذلك.

بعد كل شيء ، بفضل هذا التنفيذ ، يمكن للشركة القيام بعملها بشكل أفضل وأسرع ، مما يعني أن العملاء سيكونون أكثر ولاءً ، وسيوصوننا وسيشترون مرارًا وتكرارًا. لكن لنبدأ من البداية لوضع كل شيء على الرفوف.

اكتب الشورى اكتب (ج)

يبدو الأمر غير عادي ، لكنه ببساطة مذهل في الواقع. يتلقى زائر جديد بطاقة دخول (بطاقة) بمجرد إصدارها.

بفضل هذا النهج ، تحصل الحديقة على طريقة سهلة للتحكم في الزوار وتوفر الإدارة من التحكم في وفرة من الناس.

نحن بالفعل أكثر من 29000 شخص.
شغله

قسم المبيعات

أنت مدير مبيعات. ويمر من خلالك عشرات العملاء كل يوم. بالإضافة إلى الأجهزة الجديدة ، لديك أجهزة قديمة تحتاج أيضًا إلى إرسال شيء ما أو الاتصال به.

بالإضافة إلى كل هذا ، تحتاج إلى التحكم في تنفيذ العقد ، في شكل تقديم خدمات أو شحن.

هذا هو الوضع مع وجود عدد كبير من المهام لكل شخص في 9 من أصل 10 شركات.

هذا ليس طبيعيا ، لكنه طبيعي في ظروف واقعنا. كيف تتعامل مع كل هذا؟ كيف لا تنسى أي شيء؟ كيف لا أحصل على غرامة بسبب المواعيد المتأخرة؟ سيساعدك تطبيق نظام كانبان.

تقوم بتقسيم المرحلة الكاملة لإدارة العميل إلى خطوات من الألف إلى الياء. بدءًا من الاتصال الأول ، وانتهاءً بتوقيع الأعمال ، بل والأفضل من ذلك ، المكالمات من سلسلة "كيف حالك؟".

بالمناسبة ، المكالمة "كيف حالك؟" من الممتع جدًا زيادة الولاء والمبيعات. إذن هذا فيديو لك:

نتيجة لذلك ، بعد إدخال نظام كانبان ، يرى الموظف تمامًا العملية الكاملة ليس فقط المبيعات ، ولكن أيضًا إدارة المشروع.

اتضح نوعًا من التآزر بين المراحل وإدخال المشاريع. هذا هو كانبان الشخصي للموظفين.

يرجى ملاحظة أنه حتى الآن يتم تنفيذ المبيعات باستخدام منهجية كانبان ، لأن هذا مثير للاهتمام حقًا.

فيما يلي مثال على التنفيذ الناجح لكانبان من قبلنا وكدليل آخر على أن كانبان ممكن في روسيا:

تنفيذ كانبان

تنفيذ المشروع

مع هذا ، كل شيء بسيط قدر الإمكان. على سبيل المثال ، أنت أستوديو تصميم. هذا يعني أن مشروع العميل يسير وفقًا للخطة المخطط لها قبل أن يحمله العميل بين يديه. لكل قسم من هذه الخطة مسؤولياته ومهامه الخاصة.

مع تنفيذ كانبان ، سيبدو هكذا. عندما يقوم مدير المبيعات بتوقيع العقد ، يقوم بتمرير المهمة (بطاقة كانبان) إلى المرحلة الأولى ، والتي تسمى "موجز وتحجيم".

بعد سحب جميع الرغبات من العميل ، يقوم الشخص المسؤول بنقل البطاقة إلى المرحلة التالية - "التصميم" مع شخص آخر مسؤول. ثم تذهب البطاقة إلى "كهربائي" ، "قاطع" ، إلخ.

ما هو الناتج لدينا؟ وحقيقة أن الجميع يرى عدد المهام التي لديه في هذه المرحلة.

يمكنه أيضًا تقدير عدد المهام التي سيضطلع بها في المستقبل وما هي المقابس التي لديه على مراحل (أين يوجه كل جهوده). هذا في أنقى صوره تكيفًا مع أي تنفيذ للمشروع.

تنفيذ المشروع

التكيف مع الأعمال

الآن دعنا نتخيل أنني أقنعتك بالبدء في تطبيق نظام كانبان في شركتك.

ما الذي يجب القيام به من أجل هذا؟ استخدم اللوحات وبطاقات كانبان. حسنًا.

ربما تفكر الآن في لوحة حقيقية ستعلق على حائط مكتبك ، والتي سيلصق عليها الموظفون بطاقاتهم.

هل هذا ما تعتقد أنه يبدو عليه؟

ولكن نظرًا لأننا في القرن الحادي والعشرين ، يمكن أن تكون اللوحة وكذلك بطاقات كانبان افتراضية.

هذا هو السبب في أنني اخترت 3 برامج ستساعدك على تنفيذ نظام كانبان بشكل غير مؤلم وفعال تمامًا.

1. Bitrix24

ربما الأكثر شهرة في روسيا. بعد كل شيء ، كما تقول Bitrix ، يتم استخدام CRM من قبل أكثر من 2 مليون شركة حول العالم.

لن أصف جميع المزايا ، لا يسعني إلا أن أقول إنه الآن يمكن تكوين Bitrix خصيصًا لشركتك ، حتى في الإصدار المجاني. لكن عد إلى كانبان.

كما هو الحال في أي CRM ، في Bitrix 24 يمكنك تعيين المهام لنفسك وللموظفين. ولتسهيل الأمر ، يمكنك القيام بذلك في كانبان ، إذا كنت قد قررت بالفعل أنك أحببت هذا النظام الياباني.

يمكنك تخصيص علامات التبويب عن طريق كتابة "قيد التقدم" و "تم".

يمكنك أيضًا معرفة المهمة التي يتم تنفيذها من قبل أي موظف في الوقت الحالي ، مما يسمح لك بالتحكم في الإنتاجية.

بيتريكس 24

الميزة الأكثر أهمية هي أن هذا نظام CRM كامل ، أي الكل في واحد. يمكنك إدارة العملاء بنفس الطريقة التي ناقشناها أعلاه في مثال قسم المبيعات.

وكل هذا من جهاز كمبيوتر ومن هاتف عبر تطبيق الهاتف المحمول. خدمة "لا غنى عنها" لمعظم الشركات. على الرغم من أنه ليس الوحيد ، فهو مجاني.

2. تريلو

نحن أنفسنا استخدمنا Trello لأكثر من عام وكنا راضين جدًا حتى أصبحت المشاريع "Mother Do Not Cry".

أولاً ، إنه مجاني (ولكن هناك أيضًا نسخة مدفوعة) ، وثانيًا ، إنه مريح للغاية وبديهي.

في الوقت الذي كنا نختار فيه ، كنا بحاجة إلى نظام لديه القدرة على تتبع المشروع بأكمله وتحديد المسؤولين عن المراحل. لم يخطر ببالي حتى أن هذا هو جوهر نظام كانبان.

تريلو

كما كتبت بالفعل ، فإن مزايا Trello ليست حتى أنها مجانية ومريحة.

ميزة أخرى هي أن هناك تطبيقًا للهاتف المحمول حيث يمكنك عرض أو تعيين مهمة دون أن تكون مرتبطًا بجهاز كمبيوتر.

لقد أحببنا Trello كثيرًا لدرجة أننا "ربطنا" العديد من العملاء به بالفعل.

بشكل عام ، إذا كنت بحاجة إلى إدارة المشاريع بشكل فعال ، وتعيين المهام والتحقق من تنفيذها ، فإن Trello هي خدمة رائعة للبدء في الطريق إلى ذلك.

3. كايتن

لقد وجدت خدمة Kaiten فقط لأن قائمة العناصر 2 تبدو أقل شأنا.

لكن كلما درستها أكثر ، كلما أحببتها أكثر. ما يسمى بخدمة خاصة لتقديم نهج الفريق في شركتك.

كايتن

هناك فترة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا (بصراحة ، لا يمكنني تخيل الخدمة بدون هذه الميزة) ، وتكامل جميع أنواع الأدوات ومنهجيتين للعمل المريح: كانبان وسكرم (سيكون هناك مقال حول لاحقا).

بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يأخذ في الاعتبار أحد المبادئ الرئيسية لكانبان - عدد محدود من المهام.

بمعنى أنه يمكنك تعيين عدد معين من المهام لكل عملية / موظف ولن يتمكن من إضافة مهام جديدة حتى يكمل المهام القديمة.

العيوب: يتم دفعها (على الرغم من أن 500 روبل لكل مستخدم ليست رسومًا كبيرة) وحتى الآن فإن تطبيق الهاتف المحمول مخصص فقط لمستخدمي Android.

أنا شخصياً من أشد المعجبين بشركة Apple ، لكن مطوري الخدمة يعدونني بإرضائي قريبًا من خلال إطلاق تطبيق جوال لنظام iOS. من الصعب بالنسبة لي تقييم الخدمة بشكل كامل ، ولكن حقيقة أنها تستحق الاهتمام أمر مؤكد.

باختصار عن الرئيسي

قرأت ودرست ونفذت أنظمة إدارة مشاريع مختلفة - أجايل ، سكرم ، إكس بي ، كانبان.

ويمكنني أن أقول إن أحد أسهل الطرق بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة هو كانبان.

ربما يرجع هذا تحديدًا إلى حقيقة أن معظم الأشخاص مرئيون (أي أنهم يرون المعلومات بصريًا) ، والمبدأ الرئيسي لكانبان هو التصور.

ولكن عندما ينمو مشروعك أو يتوقف عن كونه خطيًا ، فسيتعين عليك التبديل إلى خدمات ومنهجيات أخرى. لكن هذا لاحقًا ، سيكون كانبان الآن كافيًا لك.

فيما يلي ترجمتي المجانية للنص الإنجليزي. أقتبس أيضًا بعض الكلمات باللغة الإنجليزية ، لأن جميل في رأيي ومختصر) لكنني أعطي الترجمة بالضرورة.

استمرار.

بمجرد أن تبدأ في استخدام هذا النموذج المبسط ، ستفهم كيف يعمل ، وتتقن المبدأ ، وستكون قادرًا على تطوير نظامك بشكل أكبر.
كانبان الأساسي - انتظار ، عمل ، تم. (أساس كانبان - 3 "حيتان" - يجب ، فعل ، فعل)
إليكم صورة رائعة أغرتني

أدناه ، مع مثال ، سنعرض كيفية إنشاء كانبان الشخصي البسيط الخاص بك في بضع خطوات.

الخطوة 1. حدد "تدفق الإنتاج" (تدفق القيمة ، o عشر ، أخذت مصطلحات الجمال ... لا تأنيب لعدم دقة الترجمة): تقدم العمل من لحظة بدئه حتى نهايته. أبسط مخطط هو

• الحاجة إلى القيام به (ما هو معلق ، العمل قيد التقدم ، قائمة المهام) ؛ - تراكم
• أفعل (ما هو في العملية) ؛ - عمل
• تم (نعم ، هذا صحيح ، تلك المهام التي اكتملت). - منتهي

يمكنك عرض مراحل عملك على لوح أبيض أو على قطعة من الورق. لكن اللوح هو الأفضل. لماذا؟ كلما شعرت براحة أكبر ، قد ترغب في تغيير "التدفق" وإضافة خطوات ("الأعمدة"). يعطي اللوح الأبيض ، من ناحية ، نموذجًا مستقرًا ؛ من ناحية أخرى ، فإنه يتيح بعض المرونة: يمكنك دائمًا المسح وإعادة الرسم.

الخطوة 2. تحديد قائمة المهام (ضروري)
ما لم تفعله بعد. كل ما تحتاجه ، لكن لم تنجزه بعد. ابدأ الكتابة مباشرة على الملصقات. مهام كبيرة ، مهام صغيرة ، كل شيء. اكتب واملأ "قائمة المهام" معهم. لا "تمسح تحت السجادة". لا تخدع نفسك. ستكون المرة الأولى تجربة مؤلمة. في مرحلة ما ، ستقول لنفسك: "يا الله ، هناك الكثير منهم."

الخطوة 3. تحديد حد VIP.
(في النسخة الإنجليزية - حدود العمل قيد التنفيذ - من كلمة "قيد التنفيذ" العمل قيد التنفيذ ؛ أعجبتني الرابطة الناشئة مع شخص VIP)
VIP Limit - حد لعدد المهام المنفذة في وقت واحد.
غالبًا ما يحدث أننا نترك الأشياء غير مكتملة. وعقولنا تكرهها. وجزئيًا - العثور على هذا "الوسط الذهبي" ، النقطة التي يمكننا فيها القيام بالقدر الأمثل من العمل بالسرعة المثلى ، هو ما يجعل نظام كانبان يعمل. دعنا نضع حدًا للبدء ، على سبيل المثال ، بما لا يزيد عن 5 مهام. أضف هذا الرقم إلى عمود قيد التقدم.
اسحب المهام من عمود إلى آخر.

الخطوة 4. ابدأ!
يعني "السحب" تحديد اكتمال المهمة (مرحلة المهمة) عن طريق نقل الملصق من عمود إلى آخر. مجموعة Reade Go! الخطوة 4 - ابدأ!

بعد الخطوة 4 - حدد الأولويات ، صقل ، قلل.
كل الأعمال اللاحقة هي تحديد أولويات العمل ومعايرة "سلسلة الإنتاج" وتقليل الفائض.

يلهمني أنه لا يوجد سوى 3 مكبرات صوت يسهل إدارتها. بصري جدا.

وأيضًا للأشخاص المتمرسين بشكل خاص: (قرأت في مكان ما) عندما تريد أخذ استراحة - تحتاج إلى رسم المهمة إلى خطوات أصغر (خطوات صغيرة) ، حتى خطوات أصغر ، لدرجة أنها ستبدو سهلة ، دقيقة. إذا شعرت أنه صعب - قسّمه إلى أصغر.

وهناك بعض النصائح الجيدة جدا.