Osobní kanban. Osobní kanban: jak se naučit práci just-in-time
Nedávno jsem měl tu čest udělat rozhovor s Rafalem Morisonem, předním irským odborníkem na osobní produktivitu a autorem vynikajícího blogu s názvem Creating Personal Flow. Moc mě to bavilo, Rafalovy otázky byly velmi promyšlené a nutily mě přemýšlet nad odpověďmi, jak z pohledu někoho, kdo se řídí filozofií GTD, tak specialisty, který tento systém učí ostatní. Níže je text rozhovoru zveřejněného na Rafalově blogu: „GTD a Kanban“
Dnes je mi potěšením představit vám rozhovor s Pascalem Venierem. Diskutovali jsme o kombinaci dvou metod: Getthing Things Done od Davida Allena a Kanban.
Mě osobně hodně bavilo dělat rozhovory a připravovat otázky. Doufám, že takových diskuzí bude v budoucnu více.
No, začneme?
Pokud vám to nevadí, řekněte nám něco o sobě.
Jsem trenér a instruktor osobní produktivity se sídlem v Ottawě-Gatineau, hlavní kanadské provincii. Jsem Francouz a přes 20 let jsem univerzitním profesorem ve Spojeném království. Měl jsem možnost pracovat na univerzitách v Liverpoolu, Manchesteru a Salfordu. Posledních asi 15 let se vážně zajímám o téma osobní produktivity. V loňském roce jsem si uvědomil své dlouhodobé ambice a otevřel si vlastní praxi nabízející koučování a tréninky osobní produktivity. Skutečnost, že žiji v Kanadě, mi nebrání nabízet služby zájemcům z celého světa: jsem častým návštěvníkem Velké Británie a Francie a koučování vedu také na dálku přes Skype. V současné době dokončuji francouzský překlad knihy Jim Benson a Tonienne DeMaria Barry Personal Kanban: Mapping Work | Navigace životem".
Jak dlouho cvičíte GTD a/nebo jiné techniky produktivity?
GTD dělám již téměř 9 let. Knihu jsem objevil v létě 2004. Nebyl to bez nadsázky objev. Na rozdíl od jiných technik time managementu, které jsem v minulosti vyzkoušel, mi tato metoda nejen pomohla převzít kontrolu (nebo spíše převzít kontrolu) nad svými pracovními procesy a naplánovat si další kroky. Hlavně mi umožnil být nezvykle flexibilní a připravený rychle se přizpůsobit jakýmkoli změnám.
Jakou metodu používáte nejčastěji?
Momentálně kombinuji Getting Things Done a osobní kanban. Všechno je tam jasné, navíc se obě metody řídí „pohybem“ úkolů v určitých kategoriích. Kanban nazývám přední částí mého GTD systému. Systém správy pracovních postupů GTD pomáhá udržet vše pod kontrolou. Šestiúrovňový model kontroly práce vám umožňuje pochopit čas potřebný k dokončení úkolu, což není vždy tak jednoduché, jak se zdá. No, kanban pomáhá nejen dotáhnout věci do konce, ale také vás naučí oddělovat zrno od plev.
Co vás zaujalo na systému kanban?
Za prvé, jeho extrémní jednoduchost. Zde platí pouze dvě pravidla: vizualizujte svou práci a omezte aktuální úkoly. Jsem vysoce vizuální člověk, navíc neustále používám myšlenkové mapy, takže mě přitahuje způsob, jakým jsou úkoly prezentovány vizuálně ve formě samolepicích barevných listů. Líbí se mi také nutnost omezit počet úkolů, na kterých současně pracujete – velmi to pomáhá dovést všechny úkoly k logickému závěru. Kanban poskytuje tu časovou složku, na kterou se můžete spolehnout během dialogu s kolegy nebo sami se sebou.
Jak Kanban zvýšil vaši produktivitu?
Nutí vás k větší selektivitě, co chcete dělat, učí vás stanovit si správné priority. Díky němu se necítíte zavaleni množstvím případů, jako byste si jednoduše sepsali všechny své úkoly do jednoho dlouhého seznamu. Další velmi důležitou vlastností kanbanu je schopnost jasně vidět objem úkolů, které jste již splnili. Během týdenní revize/analýzy skutečně vidíte vše, čeho jste během této doby dosáhli – skutečně ve svých očích stoupáte. Z psychologického hlediska se jedná o extrémně silný motivátor.
Naučil vás kanban lépe se soustředit a pracovat efektivněji na vybraných projektech/úkolech?
Ano, Kanban rozhodně zlepšil mou schopnost soustředit se na správné věci. V tomto ohledu hodně pomáhá omezení WIP (work in progress). Pokud máte limit WIP, musíte před pokračováním k dalšímu dokončit aktuální úlohu. Slova „Dokončit začátek, začít cíl“ by měla být mottem všech uživatelů kanbanu. Nezvládnete množství práce, kterou fyzicky nezvládnete. Jak napsali Jim Benson, Joanne Ho a Maritz van den Heuvel v „Beyond Agile, Tales of Continuous Improvement“: Člověk, který je přepracovaný, prostě není schopen věnovat potřebnou pozornost svým aktuálním úkolům.
Jak použití metodiky ovlivnilo pracovní postup jako celek?
No, můžu s klidem říct, že práce jde mnohem lépe. Zároveň mi kanban umožňuje efektivně vplout do tohoto hnutí.
Setkali jste se v raných fázích zavádění osobního kanbanu s nějakými obtížemi?
To bych neřekl, systém je celkem jednoduchý.
K problematice zavádění osobního kanbanu jsem přistupoval poměrně progresivně. Stále jsem pokračoval v používání GTD softwaru, včetně vynikající Nozbe, jen jsem zadal stejný limit WIP. Jednoduchá operace spočívá v omezení počtu akcí probíhajících současně. Výsledek je zřejmý. Počáteční úspěchy mě motivovaly k dalšímu kroku a přidání vizualizačního prvku do mého GTD systému, jak vyplývá ze systému kanban. K tomuto účelu jsem použil aplikaci Trello.
Zpočátku jsem ani neuvažoval o použití „skutečné“ nástěnky s lepicími poznámkami, ale mnoho kolegů uživatelů kanbanu se o tomto „low-tech“ přístupu (který mě vlastně velmi překvapilo) vyjádřilo velmi pozitivně na setkání WIP Society v Manchesteru. ...tak jsem se rozhodl to zkusit sám. A víte, tento přístup fungoval za pět plus. Mám rád hmatové vjemy při práci s tabulí a samolepicími kartami.
Řekněte mi, všimli jste si nějakých nedostatků v systému kanban? Jsou nějaké prvky, které byste chtěli zlepšit?
No, mohu říci, že byste měli vždy experimentovat a hledat kombinaci, která je pro vás ideální. Kanban je založen na „Lean Manufacturing“, knize, která káže principy Kaizen, tj. neustálé zlepšování. Představte si systém kanban jako nástroj, který vám umožní dělat malé experimenty a postupně zlepšovat váš pracovní postup. Neexistuje žádný dokonale vyladěný systém, stejně jako neexistují dvě stejné desky. Vaše nástěnka se bude měnit se změnou vaší aktivity.
Funguje Kanban stejně dobře v jakémkoliv úkolu, nebo existují nějaké, které do konceptu této metody příliš nezapadají?
Osobní produktivita je v zásadě především věcí zdravého rozumu. V mém případě kanban funguje skvěle, ale pokud máte mnoho stejných typů opakujících se úkolů, nechcete pokaždé opakovat postup vytváření karet nebo záznamů v digitální verzi kanbanu.
To připomíná příběh e-mailu. Samozřejmě existují velmi důležitá písmena, se kterými musíte pracovat samostatně - pečlivě a pečlivě. Aplikujte stejný princip při zodpovězení otázky: vyplatí se vytvořit kartu pro tento projekt? Mnohem účelnější je totiž většinu e-mailů zpracovávat „hromadně“, a to výhradně v době určené pro e-maily.
Kanban také jasně rozlišuje mezi prací, kterou obrazně řečeno tlačíte nebo taháte. Co je myšleno: existuje práce, která je vám uložena – vy ji tlačíte, a je jedna, kterou táhnete ze své vlastní vůle. Schopnost takto oddělit úkoly je podle mě velmi důležitá. Zejména pokud jde o e-maily. E-mail je nejlepším příkladem nucené práce – takové, která musí být „tlačena“. Je důležité mít na paměti typ práce, kterou právě děláte. Lidé velmi často obchodují za zpracování e-mailů místo řešení základních, větších úkolů.
Při zpracování příchozích záznamů je velmi užitečné použít systém značek, které určují, do kterého sloupce kanbanu konkrétní zakázka půjde. Doporučuji použít např následující kategorie: Priorita 3, Priorita 2, Priorita 1, Hotovo, Dnes, Probíhá (nezapomeňte na limit WIP). To vám pomůže stanovit priority, což vám zase ulehčí břemeno při klíčových rozhodnutích, zvláště pokud často zjistíte, že musíte z větší části „tlačit“ na úkor efektivnější práce, kterou musíte „táhnout“ a tím dosáhnout svých hlavních cílů.svých činností.
Preferujete nějakou konkrétní aplikaci založenou na systému kanban? Jaký formát – elektronický nebo papírový – je podle vás výhodnější?
Nejraději používám samolepicí papíry a obyčejnou stěnu. I když se vývojáři chytrého softwaru shoví k používání nálepek ve svých nejsložitějších projektech, budeme jich mít ještě víc!
Jako trenér a instruktor však musím rozumět celé rozmanitosti existujících aplikací, včetně toho, že jsem v poslední době hodně experimentoval s online nástroji. Momentálně mám nejraději LeanKit, používám ho už 4 týdny.
Používáte kanban i nadále, když jste na cestách? Pokud ano, jak tento problém řešíte?
Ano, samozřejmě, i nadále používám kanban při cestování. Nejlepší způsob je papír. Své samolepky uchovávám ve speciální složce, ve Francii tomu říkáme „trieur-parapheur“. 
Pokud jde o elektronickou verzi, LeanKit poskytuje snadný přístup k vašim deskám, protože existují verze pro iPhone a iPad.
Můžete popsat, jak probíhá váš den v kontextu používání kanbanu?
Rozhodně. Ráno tedy začínám prohlídkou desky a provedením nezbytných změn. To znamená převedení několika karet do sloupce „Probíhá“. Rychle posuzuji stav věcí na radě a případně něco opravuji. Dále se začneme zabývat úkoly ze sloupce „Probíhá“ a provedeme je jako první. Každý splněný úkol se odešle do sloupce „Hotovo“. Základní zásadou je mít tabuli stále na očích, abyste ji mohli neustále kontrolovat nebo rychle provádět změny. Tímto způsobem, pokud plánujete akci během dne, můžete ji okamžitě umístit na tabuli.
V kolik hodin kontrolujete svou desku, jak dlouho obvykle trvá vytvoření desky?
Vytvoření vaší první kanbanové desky je extrémně jednoduché. Minimální sada je ze tří sloupců: Fronta (tj. To Do), Probíhá a Hotovo. Máte tak k dispozici jednoduchý nástroj, který vám pomůže lépe porozumět vašemu pracovnímu postupu. Dále si budete muset desku, jak se říká, přizpůsobit pro sebe.
Kanban vám nenabízí řešení na klíč, ale umožňuje vám zorganizovat systém v průběhu času metodou pokusů a omylů tak, aby plně vyhovoval vašim potřebám. Pokud se váš pracovní postup změní, můžete také snadno uspořádat kanban tak, aby vyhovoval novému prostředí.
Práce s deskou se ve skutečnosti nezastaví ani na minutu. Představte si to jako řídicí panel vaší kanceláře – neustále provádíte změny. Jsou chvíle, kdy se potřebujete nadechnout a zhodnotit, kde jste. A kanban vám poskytne všechny informace, které potřebujete k informovanému rozhodnutí o tom, jak postupovat.
Obecně je zvykem dělat recenzi na začátku a na konci dne, můžete také provést jakýsi „debriefing“, abyste pochopili, jak moc jste pokročili a čeho jste dosáhli. Neexistují žádné pevné a rychlé pokyny, jak často to dělat, stačí provést týdenní rozbor podle doporučení systému GTD. Jednejte podle svého uvážení, zejména pokud se změní pracovní podmínky. Klíčovým slovem při práci se systémem kanban je „flexibilita“.
Kolik úkolů/projektů byste doporučili umístit na tabuli současně?
Vše závisí na vaší aktivitě.
Použití kanbanu s sebou nese řadu omezení, jako je počet projektů a úkolů, které mohou být na nástěnce současně. Ach jo... také je potřeba omezit počet projektů/úkolů, na kterých můžete paralelně pracovat.
Stejně jako omezujete počet procesů a úloh, na kterých aktuálně běžíte, můžete omezit i počet projektů, na kterých paralelně pracujete. Takový limit rozpracovaného projektu.
To poslední se mi zdá velmi důležité, protože mnoho lidí opakuje stejnou chybu v procesu aplikace filozofie GTD. Ano, součástí procesu GTD skutečně je vypsání projektů a dalších kroků, které je třeba u každého z nich v průběhu příštího roku učinit. Mnozí se však mylně domnívají, že tímto způsobem se aktivují všechny projekty. Naopak dobře promazaný GTD systém poskytuje omezení počtu současně aktivních projektů. V GTD je jasná hranice mezi aktuálními projekty a úkoly a tím, co patří do kategorie "Možná / někdy."
Pokud používáte seznam, zejména pokud je to elektronický formát, můžete být v pokušení dát dohromady všechny projekty a všechny „další kroky“ pro každý z nich. Z toho může vzniknout dost děsivý obrázek – tak obrovské množství úkolů a projektů může opravdu odradit od veškerého lovu a nadšení.
Deska má však určité rozměry, vejde se omezené množství samolepicí kartičky – takové omezení vás nutí důkladně si rozmyslet, které projekty v tuto chvíli stojí za vaši pozornost a které ne. Toto omezení je v jistém smyslu výhodou, protože vám nedává jinou možnost, než „porovnat hodiny s realitou“.
Jak se změnila vaše praxe GTD s kanbanem?
Jedna věc, kterou mohu říci o interakci mezi GTD a kanban je, že jsou prostě vyrobeny jeden pro druhého. Myslím, že používání kanbanu mi umožnilo posunout svou produktivitu na další úroveň a ještě více mě přiblížit standardům GTD. Donutil mě zapamatovat si základní principy. Krása kanbanu je v tom, že díky jeho vizuální složce vlastně vedete dialog se svým dílem.
Kde vás lze najít online?
Jsem aktivní na Twitteru, moje přezdívka je @pascalvenier, adresa mého webu je
Jedním ze základních principů produktivní práce je mít neustále před sebou seznam úkolů seřazený podle důležitosti. Takže jste připraveni o možnost ponořit se na půl dne do myšlenek: "Co dělat dál."
Pro implementaci tohoto principu bylo navrženo mnoho systémů. Některé z nich jsou velmi složité, zatímco jiné jsou extrémně jednoduché. Každý si vybere systém sám. A dnes budu mluvit o jednom z nich. Říká se tomu Kanban, přesněji řečeno osobní Kanban.
Co je osobní Kanban
Personal Kanban je velmi jednoduchý systém pro správu produktivity a seznamu úkolů. Je postaven na dvou pravidlech a je určen pro vizuály. Všechny vaše záležitosti jsou umístěny ve stejné rovině, uspořádané podle priority a stupně dokončení. Výhodou Kanbanu je jeho vysoká flexibilita, lze jej vždy přizpůsobit vašemu vlastnímu stylu práce a úkolům.
Stejně jako mnoho jiných systémů produktivity vám Kanban pomáhá „vyložit“ úkoly z hlavy a ponechává pouze jeden (nebo několik), které jsou v danou chvíli relevantní. Tento systém se zrodil ve výrobě, kde stupeň priority konkrétního díla závisí na dodávce.
Osobní Kanban vytvořili Jim Benson a Tonyan DeMaria Barry. Navrhli, aby byl tento systém použit ke zvýšení produktivity jednotlivce. V roce 2011 vyšla jejich kniha Personal Kanban: Mapping Work | Navigace v životě. Základní principy Kanbanu byly použity již dříve. Autoři knihy ale vše zefektivnili a dali konkrétní metodiku, která skutečně pomáhá lidem, kteří jsou zatíženi obrovským množstvím úkolů.
Dvě hlavní pravidla osobního Kanbanu jsou:
- Vizualizujte svou práci. V každém okamžiku bychom měli být schopni vidět rozsah a povahu práce. Podívejte se, co by se mělo udělat v další fázi, získejte jasnou nápovědu o míře důležitosti a dokončení věcí. Měli bychom také umět rychle a pohodlně měnit pozici úkolů v celkovém systému.
- Omezte počet aktuálně spuštěných úloh. To znamená, že počet věcí, se kterými pracujete v každé časové jednotce, by měl být minimální. Jednak je snazší vizuálně prezentovat rozsah aktuálních prací, což znamená, že budete efektivněji kontrolovat průběh jejich realizace. Za druhé snižuje pravděpodobnost přepnutí do režimu multitaskingu a následného vyhoření. Pokud se naučíte zvládat svou pracovní zátěž, pak se můžete naučit říkat ne, aniž byste si ublížili v kariéře.
Možnosti implementace osobního Kanbanu v praxi jsou různé. Můžete použít složité aplikace a webové nástroje, samolepky nebo poznámkový blok. Oficiální doporučení na to neexistuje (pokud ovšem nezačnete přesně kopírovat techniky z knihy Bensona a DeMarie Barry).
Začít efektivně s osobním Kanbanem
Není zde nic složitého. Vše, co potřebujeme, je nějaká oblast (ve fyzickém světě nebo virtuální), na které bude umístěn seznam úkolů. Ale věci by měly být uspořádány podle určitého principu. V nejjednodušším případě je oblast rozdělena do tří sloupců:
- Odložené a plánované;
- Spustitelný;
- Dokončeno.
V "Running" jsou případy, se kterými nyní pracujeme nebo které plánujeme udělat ve velmi blízké budoucnosti. V ideálním případě, čím důležitější je pouzdro, tím výše by mělo být ve sloupci. Takže na první pohled je jasné, co si vzít na sebe.
Sloupec Odloženo/Plánováno obsahuje všechny případy, na kterých aktuálně nepracujeme, ale které ještě musíme převzít.
Sloupec Hotovo se může zdát volitelný. Ale motivuje nás tím, že ukazuje, kolik práce se udělalo (nebo naznačuje, že se za celý den neudělala jediná důležitá věc).
To je snad vše. Osobní Kanban můžete implementovat do svého pracovního postupu hned teď.
Bílá tabule na fixy je pro nás jako stvořená. Rozdělme nástěnku do tří sloupců a rozložme po nich naše úkoly. Když se úkol přesune z jednoho sloupce do druhého, vymažeme jej a přepíšeme na nové místo.
Pro evidenci případů je ale pohodlnější použít papírové samolepky (na každý úkol jedna samolepka). To usnadňuje jejich horizontální a vertikální pohyb. Prioritu lze nastavit pomocí samolepek různých barev. Například zelená má nízkou prioritu, žlutá střední a červená vysokou.
Při pohledu na takovou tabuli si okamžitě vzpomenete, co byste měli v tuto chvíli dělat a jaké úkoly „hoří“. Až se prostřední sloupec vyčistí nebo v něm zůstanou věci, které čekají na reakce ostatních lidí, můžete jej začít plnit úkoly ze sekce Odloženo/Plánováno.
Nezapomeňte na druhou zásadu, kterou je omezení počtu úkolů, na kterých současně pracujete. Nezanedbávejte je. Pokud prostřední sloupec naplníte úkoly, aniž byste jej vyprázdnili, tíha starostí vás brzy semele.
Benson a DeMaria Barry trvají na tom, aby věci byly co nejnižší. Podle charakteru vlastní práce si ve sloupci „Běží“ nastavte maximální limit počtu úkolů současně.
Vyplatí se také omezit počet úkolů v celém Kanabanu. Nechte novou práci a práci s nízkou prioritou čekat v hromadě doručené pošty. Kanban je tím efektivnější, čím méně položek obsahuje.
Programy a online služby pro implementaci osobních Kanbanů
Pokud nemáte možnost pověsit na svém pracovišti tabuli s vizualizací úkolů nebo nepracujete na jednom místě, není vše ztraceno. Existují další implementace Kanbanu, mezi nimiž pravděpodobně najdete známá jména. Zde jsou některé aplikace a online služby, které nám pomohou:
- Trello: Tato stále oblíbenější služba pro organizaci práce a ukládání záznamů byla původně postavena na systému podobnému Kanbanu. Mnoho lidí to používá pro GTD, ale stejně dobře to funguje i pro jednotlivé Kanbany. Vše, co musíme udělat, je vytvořit samostatnou desku s příslušnými sloupci. V Trello můžete zvýšit efektivitu Kanbanu pomocí kalendáře s upomínkami a barevnými štítky.
- KanbanFlow: Tato aplikace je velmi podobná Trello, ale ještě více "vybroušená" pro Kanban. Existuje další sloupec „Dnes“ (Dnes). S jeho pomocí oddělujeme rozpracované úkoly od těch, na kterých právě pracujeme. Osobně to považuji za zbytečnou komplikaci. V KanbanFlow můžeme ke každému úkolu přidávat poznámky a připomenutí, omezit počet probíhajících úkolů a komunikovat s ostatními. KanbanFlow má také časovač Pomodoro, další nástroj, který vám pomůže soustředit se na vaši práci. Stránka je dobře optimalizována pro mobilní zařízení – pro práci s ní není třeba instalovat žádné další aplikace.
- (s doplňkem Kanbanote): Evernote sám o sobě není příliš dobrým nástrojem pro zavedení Kanbanu. Zde není možné uspořádat vizuální zobrazení celého rozsahu práce. Ale tohle je opravitelné. Použijme Kanbanote, díky kterému budou seznamy v Evernote vizuálnější. Přidá tři sloupce: Odloženo, Probíhá, Dokončeno. Existuje dokonce aplikace pro Android, která lidem na cestách usnadňuje používání systému.
Samozřejmě vás nikdo nenutí používat Evernote pro Kanban. Ale pokud ji aktivně používáte k uspořádání svých informací, pak je přeměna této služby na produktivní pracovní systém zcela oprávněná.
Integrace Kanbanu do zavedeného systému produktivity
Osobní Kanban je poměrně jednoduchý a flexibilní. Může být implementován na zeď nebo tabuli, v místním programu nebo internetové službě, v poznámkovém bloku nebo na kusu papíru. A můžete jej přizpůsobit již používanému systému produktivní práce.
Síla Kanbanu je v tom, že jej lze použít ve spojení s jinými metodami produktivity. Pokud spoléháte na GTD, Pomodoro nebo Eisenhower Matrix, můžete do nich integrovat osobní Kanban.
V zásadě lze Kanban kombinovat s jakýmkoli systémem založeným na seznamech úkolů. Svou metodu můžete zkombinovat s Kanbanem a uvidíte, zda vám tento hybrid vyhovuje. Zároveň se nemusíte vzdávat svých oblíbených nástrojů a ve své práci něco přestavovat.
Podívejte se na své seznamy úkolů. Určitě v nich najdete ty věci, které se právě dělají, dokončené a plánované úkoly. Zbývá pouze uspořádat je do tří sloupců. Všechno je zde velmi jednoduché, ale tato metoda funguje!
V podnikání jsou nyní v módě pojmy jako „systém řízení projektů“, „štíhlá výroba“, „vizualizace pracovního procesu“, „efektivní provádění úkolů“.
Všichni známe a rozumíme jejich významům (alespoň přibližně), ale málokdo ví, že to vše je spousta částí jednoho systému.
Systém, který pomáhá společnostem provozovat superefektivitu. A jmenuje se Kanban.
Systém Kanban je skutečně velmi výkonným nástrojem pro správu úkolů na různých úrovních (i v prodeji).
A ne nadarmo můžeme nyní vidět jeho implementaci v různých firmách a službách. S největší pravděpodobností jste tento přístup dokonce použili, například v .
A pro mnohé takové nástroje v marketingu neplatí, ale my věříme opaku.
Ostatně díky takové implementaci může firma dělat svou práci lépe a rychleji, což znamená, že zákazníci budou loajálnější, doporučí nás a budou nakupovat znovu a znovu. Začněme ale od začátku, abychom vše naskládali do regálů.
Napište shura, napište (y)
Vypadá to neobvykle, ale v akci je to prostě úžasné. Vstupenku (kartu) obdrží nový návštěvník ihned po jejím vydání.
Díky tomuto přístupu získá park snadný způsob kontroly návštěvníků a ušetří managementu kontroly nad přemírou lidí.
JSME JIŽ VÍCE NEŽ 29 000 lidí.
ZAPNOUT
Obchodní oddělení
Jste obchodní manažer. A denně vámi projdou desítky klientů. Kromě nových máte staré, které také potřebují něco poslat nebo zavolat.
K tomu všemu potřebujete mít pod kontrolou plnění smlouvy, a to v podobě poskytování služeb nebo zásilky.
To je situace s obrovským počtem úkolů na osobu v 9 z 10 společností.
To není normální, ale v podmínkách naší reality přirozené. Jak se s tím vším vypořádat? Jak na nic nezapomenout? Jak nedostat pokutu kvůli termínům splatnosti? Implementace systému kanban vám přichází na pomoc.
Celou etapu správy klienta rozdělíte do kroků od A do Z. Počínaje prvním kontaktem, konče podpisem aktů a ještě lépe hovory ze série „Jak se máš?“.
Mimochodem, volání "Jak se máš?" je velmi zajímavé zvýšit loajalitu a prodeje. Tak tady je pro vás video:
Díky tomu po zavedení systému kanban zaměstnanec plně vidí celý proces nejen prodeje, ale i projektového řízení.
Ukazuje se jakási synergie mezi etapami a zaváděním projektů. Takový je osobní kanban pro zaměstnance.
Vezměte prosím na vědomí, že nyní jsou i prodeje realizovány pomocí metodologie kanban, protože to je opravdu zajímavé.
Zde je příklad úspěšné implementace kanbanu u nás a jako další důkaz, že kanban je v Rusku možný:
Implementace Kanban Realizace projektu
S tímto je vše co nejjednodušší. Jste například designové studio. To znamená, že klientský projekt jde podle plánovaného plánu, než jej klient drží v rukou. Každý oddíl tohoto plánu má své vlastní odpovědnosti a úkoly.
S implementací kanbanu by to vypadalo takto. Když obchodní manažer podepíše smlouvu, předá úkol (kanban kartu) do první fáze, která se nazývá „Brief and Sizing“.
Po vytažení všech přání z klienta převede odpovědná osoba kartu do další fáze - „Design“ s další odpovědnou osobou. Poté karta přejde na „Elektrikář“, „Cutter“ atd.
Jaký máme výstup? A to, že každý vidí, kolik úkolů má v této fázi.
Dokáže také odhadnout, kolik úkolů bude mít v budoucnu a jaké má špunty po etapách (kam nasměrovat veškeré své úsilí). Jedná se ve své nejčistší podobě o přizpůsobení jakékoli realizaci projektu.
Realizace projektu Adaptace na podnikání
Nyní si představme, že jsem vás přesvědčil, abyste ve své firmě začali implementovat systém kanban.
Co je pro to potřeba udělat? Používejte desky a kanban karty. Dobře.
Pravděpodobně nyní přemýšlíte o skutečné tabuli, která bude viset na stěně vaší kanceláře a na kterou budou zaměstnanci lepit své karty.
Takhle to podle tebe vypadá? Ale protože jsme ve 21. století, deska, stejně jako kanban karty, mohou být virtuální.
Proto jsem vybral 3 programy, které vám pomohou zavést systém kanban zcela bezbolestně a efektivně.
1. Bitrix24
Pravděpodobně nejznámější v Rusku. Ostatně, jak říká Bitrix, jejich CRM používá více než 2 miliony společností po celém světě.
Nebudu popisovat všechny výhody, mohu jen říci, že nyní lze Bitrix nakonfigurovat přímo pro vaši společnost, a to i ve verzi zdarma. Ale zpět ke kanbanu.
Jako v každém CRM, i v Bitrix 24 můžete nastavit úkoly pro sebe i pro zaměstnance. A pro pohodlí to můžete udělat v kanbanu, pokud jste se již rozhodli, že se vám tento japonský systém líbí.
Karty si můžete přizpůsobit podle typu „Probíhá“ a „Hotovo“.
Můžete také vidět, jaký úkol který zaměstnanec právě provádí, což vám umožňuje kontrolovat produktivitu.
Bitrix 24 Nejdůležitější plus je, že se jedná o plnohodnotný CRM systém, tedy vše v jednom. Klienty můžete spravovat stejným způsobem, jaký jsme probrali výše v příkladu obchodního oddělení.
A to vše jak z počítače, tak z telefonu prostřednictvím mobilní aplikace. Služba, kterou většina společností musí mít. I když není jediný, je zdarma.
2. Trello
Sami jsme Trello používali více než rok a byli jsme velmi spokojeni, dokud se z projektů nestaly „Mother Do Not Cry“.
Za prvé je to zdarma (ale existuje i placená verze) a za druhé je to velmi pohodlné a intuitivní.
V momentě, kdy jsme vybírali, jsme potřebovali systém se schopností sledovat celý projekt a vyčlenit odpovědné za jednotlivé etapy. Ani mě nenapadlo, že to byla podstata systému kanban.
Trello Jak jsem již psal, výhody Trello nespočívají ani v tom, že je zdarma a pohodlný.
Další výhodou je, že existuje mobilní aplikace, kde si můžete zobrazit nebo nastavit úkol, aniž byste byli vázáni na počítač.
Trello se nám zalíbilo natolik, že jsme na něj již „nachytali“ několik klientů.
Obecně platí, že pokud potřebujete efektivně řídit projekty, nastavovat úkoly a kontrolovat jejich implementaci, Trello je skvělá služba, kterou můžete na cestě k tomu začít.
3. Kaiten
Službu Kaiten jsem našel jen proto, že seznam 2 položek vypadá podřadně.
Ale čím víc jsem to studoval, tím víc se mi to líbilo. To, čemu se říká speciální služba pro zavedení týmového přístupu ve vaší společnosti.
kaiten K dispozici je bezplatná zkušební doba 14 dní (popravdě řečeno si službu bez této funkce nedovedu představit), integrace různých nástrojů a dvě metodiky pro pohodlnou práci: kanban a scrum (o tom bude článek později ).
Navíc zohledňuje jeden z hlavních principů kanbanu – omezený počet úkolů.
To znamená, že každému procesu/zaměstnanci můžete nastavit určitý počet úkolů a on nebude moci přidávat nové, dokud nedokončí ty staré.
Nevýhody: je placená (i když 500 rublů na uživatele není tak velký poplatek) a zatím je mobilní aplikace pouze pro uživatele Androidu.
Sám jsem náruživým fanouškem Applu, ale vývojáři služby slibují, že mě brzy potěší vydáním mobilní aplikace pro iOS. Je pro mě těžké plně hodnotit službu, ale skutečnost, že stojí za pozornost, je jistá.
Krátce o tom hlavním
Četl jsem, studoval a implementoval různé systémy projektového řízení – agilní, scrum, xp, kanban.
A mohu říci, že jedním z nejjednodušších pro malou a střední firmu je kanban.
Možná je to dáno právě tím, že většina lidí je vizuálních (tedy vnímají informace vizuálně) a hlavním principem kanbanu je vizualizace.
Když ale váš projekt poroste nebo přestane být lineární, budete muset přejít na jiné služby a metodiky. Ale to je později, teď vám bude stačit kanban.
Níže je můj volný překlad anglického textu. Některá slova cituji i v angličtině, protože krásné podle mého názoru a výstižné) Ale překlad dávám nutně.
Pokračování.
Jakmile tento zjednodušený model začnete používat, pochopíte, jak funguje, osvojíte si princip a budete moci svůj systém dále rozvíjet.
Základní kanban - čekání, práce, hotovo. (Základ kanbanu - 3 "velryby" - Must, Do, Hotovo)
Tady je nádherný obrázek, který mě uchvátil
Níže si na příkladu ukážeme, jak si v několika krocích vytvořit svůj vlastní osobní jednoduchý kanban.
Krok 1. Definujte svůj „produkční tok“ (value stream, o th, vzal jsem termíny pro krásu...nenadávejte za nepřesnost překladu): postup práce od jejího zahájení až do konce. Nejjednodušší schéma je
- Potřeba udělat (co je nevyřízené, nedokončené, seznam úkolů); - Nevyřízené věci
- dělám (co je v procesu); - Dělám
- Hotovo (ano, je to tak, ty úkoly, které jsou splněny). - Hotovo
Krok 2. Definujte seznam úkolů (Nezbytné)
Co jsi ještě neudělal. Vše, co potřebujete, ale ještě není hotovo. Začněte psát přímo na samolepky. Velké úkoly, malé úkoly, všechno. Napište a vyplňte svůj „seznam úkolů“ s nimi. „Nezameť pod koberec“. Neklamte sami sebe. Poprvé to bude bolestivá zkušenost. V určitém okamžiku si řeknete: "Bože, je jich příliš mnoho."
Krok 3. Určete limit VIP.
(V anglické verzi - WIP limity - od slova "work in progress" work-in-progress; Líbilo se mi vznikající sdružení s VIP osobou)
VIP limit - omezení počtu současně prováděných úkolů.
Často se stává, že necháváme věci nedokončené. A náš mozek to nenávidí. A částečně – nalezení tohoto „zlatého průměru“, bodu, kdy můžeme dělat optimální množství práce při optimální rychlosti, je to, co dělá systém kanban funkční. Stanovme práh pro začátek, například ne více než 5 úkolů. Přidejte toto číslo do sloupce Probíhá.
Přetáhněte úkoly z jednoho sloupce do druhého.
Krok 4. Začněte!
"Přetáhnout" znamená označit dokončení úkolu (fáze úkolu) přenesením nálepky z jednoho sloupce do druhého. Reade set Go! Krok 4 – Začněte!
Po kroku 4 - upřednostnit, upřesnit, snížit.
Veškerá následná práce spočívá v upřednostňování práce, kalibraci „výrobního řetězce“ a snižování přebytků.
Inspiruje mě, že reproduktory jsou jen 3. Snadno se ovládají. Velmi vizuální.
A také pro obzvlášť ostřílené: (někde jsem četla), když si chcete dát pauzu - je potřeba rozmalovat úkol na menší (dětské krůčky), ještě menší, až se vám budou zdát snadné, minutkové. Pokud máte pocit, že je to těžké - rozdělte si to na menší.
A existuje několik velmi dobrých tipů.
