Kanban personal. Kanban personal: cum să înveți să termini munca la timp
Nu cu mult timp în urmă am avut privilegiul de a vorbi cu Rafal Morison, cel mai important expert în productivitate personală din Irlanda și autor al unui blog excelent numit Creating Personal Flow. M-am distrat copios, întrebările lui Rafal au fost foarte bine gândite și m-au făcut să mă gândesc bine la răspunsuri, atât din perspectiva cuiva care urmează filozofia GTD, cât și din perspectiva cuiva care învață sistemul altora. Mai jos este textul interviului publicat pe blogul lui Rafal: „GTD și Kanban”
Astăzi am plăcerea să vă prezint atenției un interviu cu Pascal Venier. Am discutat despre combinarea a două metode: Getting Things Done de David Allen și Kanban.
Personal, m-am distrat foarte mult conducând interviuri și pregătind întrebări. Sper că vor fi mai multe conversații de genul acesta în viitor.
Ei bine, începem?
Dacă nu te superi, povestește-ne puțin despre tine.
Sunt antrenor și antrenor personal de productivitate cu sediul în Ottawa-Gatineau, Canada. Sunt francez și am lucrat ca profesor universitar în Marea Britanie timp de peste 20 de ani. Am avut ocazia să lucrez la universitățile din Liverpool, Manchester și Salford. În ultimii 15 ani și ceva, am fost serios interesat de subiectul productivității personale. Anul trecut, mi-am dat seama de intenția mea de lungă durată și mi-am deschis propriul cabinet, oferind coaching și instruire privind productivitatea personală. Faptul că locuiesc în Canada nu mă împiedică să ofer servicii celor interesați din întreaga lume: sunt un vizitator frecvent în Marea Britanie și Franța și ofer și coaching de la distanță prin Skype. În prezent, termin munca la traducerea în franceză a cărții lui Jim Benson și Tonianne DeMaria Barry „Personal Kanban: Mapping Work | Navigarea prin viață”.
De cât timp practici GTD și/sau alte tehnici de productivitate?
Fac GTD de aproape 9 ani. Am descoperit cartea în vara lui 2004. Fără exagerare, aceasta a fost o descoperire. Spre deosebire de alte tehnici de gestionare a timpului pe care am încercat să le folosesc anterior, această metodă nu numai că m-a ajutat să preiau controlul (sau mai degrabă să preiau controlul) proceselor mele de lucru și să-mi planific acțiunile ulterioare. Cel mai important, mi-a permis să fiu extrem de flexibilă și gata să mă adaptez rapid la orice schimbări.
Ce metodă folosești cel mai mult?
Momentan combin Getting Things Done și Kanban personal. Totul este clar acolo, plus că ambele metode se concentrează pe „mișcarea” sarcinilor în anumite categorii. Eu numesc Kanban partea frontală a sistemului meu GTD. Sistemul de management al fluxului de lucru al GTD ajută la menținerea totul sub control. Modelul de revizuire a muncii pe șase niveluri vă permite să înțelegeți timpul necesar pentru a finaliza o anumită sarcină, care nu este întotdeauna atât de simplă pe cât pare. Ei bine, kanban nu numai că te ajută să duci la bun sfârșit lucrurile, dar te învață și să desprinzi grâul de pleava.
Ce v-a atras la sistemul Kanban?
În primul rând, simplitatea sa extremă. Există doar două reguli aici: vizualizați-vă munca și limitați sarcinile curente. Sunt o persoană extrem de vizuală, plus că folosesc diagrame minții tot timpul, așa că sunt atras de modul în care sarcinile sunt prezentate vizual sub formă de note lipicioase. Îmi place, de asemenea, nevoia de a limita numărul de sarcini la care lucrați în același timp - acest lucru ajută semnificativ la aducerea tuturor sarcinilor la concluzia lor logică. Kanban oferă acea componentă de timp pe care te poți baza în timpul dialogului cu colegii sau cu tine însuți.
Cum ți-a îmbunătățit Kanban productivitatea?
Te obligă să fii mai selectiv cu privire la ceea ce vrei să faci și te învață să stabilești prioritățile potrivite. Datorită acesteia, nu te simți copleșit de atâtea lucruri de făcut, așa cum ai face dacă ți-ai nota toate sarcinile într-o singură listă lungă. O altă proprietate foarte importantă a Kanban este capacitatea de a vedea clar volumul sarcinilor pe care le-ați finalizat deja. În timpul revizuirii/analizei săptămânale, vedeți cu adevărat tot ceea ce ați realizat în acest timp - vă ridicați cu adevărat în ochii tăi. Din punct de vedere psihologic, acesta este un motivator extrem de puternic.
Te-a învățat Kanban să te concentrezi mai bine și să lucrezi mai eficient la proiectele/sarcinile alese?
Da, Kanban mi-a îmbunătățit cu siguranță capacitatea de a mă concentra pe lucrurile potrivite. Limita WIP (work in progress - work in progress, cu alte cuvinte - lucruri la care lucrați în același timp) ajută foarte mult în acest sens. Dacă aveți o limită WIP, trebuie să finalizați sarcina curentă înainte de a începe următoarea. Cuvintele „Terminați de pornire, începeți să terminați” ar trebui să fie motto-ul tuturor utilizatorilor Kanban. Nu vei putea face față cantității de muncă pe care nu o poți face din punct de vedere fizic. După cum au scris Jim Benson, Joanne Ho și Maritza van den Heuvel în Beyond Agile, Tales of Continuous Improvement, o persoană care este suprasolicitată este pur și simplu incapabilă să dedice atenția necesară sarcinilor sale curente.
Cum a afectat utilizarea tehnicii procesul de lucru în ansamblu?
Ei bine, pot spune cu siguranță că munca progresează mult mai bine. În același timp, Kanban îmi permite să mă alătur în mod eficient acestei mișcări.
Ați întâmpinat dificultăți în primele etape de implementare a personalului Kanban?
Nu aș spune așa, sistemul este destul de simplu.
Am abordat problema implementării Kanbanului personal destul de progresiv. Am continuat să folosesc software-ul GTD, inclusiv excelentul Nozbe, tocmai am introdus aceeași limită WIP. O operațiune simplă este limitarea numărului de acțiuni care au loc simultan. Rezultatul este evident. Primele succese m-au determinat să fac următorul pas - să introduc un element de vizualizare în sistemul meu GTD, așa cum presupune sistemul kanban. Am folosit aplicația Trello în acest scop.
La început, nici măcar nu m-am gândit să folosesc o tablă „adevărată” cu note post-it, dar mulți alți utilizatori Kanban au vorbit foarte pozitiv despre această abordare „low-tech” (de care, sincer, am fost foarte surprins) la Întâlnirea Societății WIP la Manchester, așa că am decis să o încerc și eu. Și știi, această abordare a funcționat ca un plus. Îmi place senzația tactilă de a lucra cu tabla și cardurile autoadezive.
Spune-mi, ai observat vreo defecte în sistemul kanban? Există elemente pe care ați dori să le îmbunătățiți?
Ei bine, pot spune că ar trebui să experimentezi mereu și să cauți o combinație perfectă pentru tine. Kanban se bazează pe „Lean Manufacturing”, o carte care predică principiile Kaizen, adică. imbunatatire continua. Gândiți-vă la sistemul Kanban ca la un instrument care vă permite să efectuați mici experimente care vă ajută să vă îmbunătățiți treptat fluxul de lucru. Nu există un sistem perfect reglat, așa cum nici două plăci nu pot fi la fel. Tabloul dvs. se va schimba pe măsură ce activitatea dvs. se schimbă.
Kanban face față la fel de bine oricărei sarcini sau există unele care nu se potrivesc bine cu conceptul acestei metode?
Practic, productivitatea personală este în primul rând o chestiune de bun simț. În cazul meu, Kanban funcționează grozav, dar dacă aveți o serie de sarcini similare care se repetă, atunci repetarea procesului de creare a cardurilor sau a notelor într-o versiune digitală a Kanban de fiecare dată nu este ceva ce ți-ai dori inamicului tău.
Aceasta amintește de povestea cu e-mail-uri. Desigur, există scrisori foarte importante care trebuie tratate separat - cu grijă și cu grijă. Aplicați același principiu atunci când răspundeți la întrebarea: merită să creați un card pentru acest proiect? La urma urmei, este mult mai recomandabil să procesezi majoritatea e-mailurilor „în vrac” și să faci acest lucru exclusiv în timpul alocat e-mailurilor.
Kanban diferențiază, de asemenea, clar între munca pe care o împingeți sau pe care o trageți. Ce înseamnă asta: există o slujbă care ți se impune - o împingi și există una pe care o tragi după propria ta voință. Capacitatea de a delimita sarcini în acest fel este, după părerea mea, foarte importantă. Mai ales când vine vorba de e-mailuri. E-mailul este cea mai bună ilustrare a muncii impuse – una care trebuie „împinsă”. Este extrem de important să fii conștient în mod constant de tipul de muncă pe care o faci în prezent. Foarte des oamenii își petrec timpul procesând e-mailuri în loc să rezolve probleme de bază, la scară mai mare.
Când procesați articolele primite, este foarte util să folosiți un sistem de etichete care determină la ce coloană Kanban va merge o anumită sarcină. De exemplu, recomand să utilizați următoarele categorii: Prioritate 3, Prioritate 2, Prioritate 1, Terminat, Azi, În curs (nu uitați de limita WIP). Acest lucru vă va ajuta să stabiliți priorități, ceea ce, la rândul său, vă va ușura povara de a lua decizii cheie, mai ales dacă descoperiți adesea că trebuie să faceți multă „împingere” în detrimentul muncii mai eficiente pe care trebuie să o „trageți” și atinge astfel obiectivele cheie.activitățile tale.
Aveți o preferință pentru o anumită aplicație bazată pe Kanban? În opinia dumneavoastră, ce format – electronic sau hârtie – este mai convenabil de utilizat?
Modul meu preferat este să folosesc note post-it și un perete obișnuit. Dacă până și dezvoltatorii de software inteligenți s-au destins să folosească autocolante în munca lor la cele mai complexe proiecte, cu siguranță vom avea destule!
Cu toate acestea, ca antrenor și trainer, trebuie să înțeleg varietatea de aplicații existente, inclusiv recent experimentând multe instrumente online. Momentan, preferatul meu este LeanKit, îl folosesc de 4 săptămâni.
Continuați să utilizați Kanban atunci când sunteți pe drum? Dacă da, cum rezolvi această problemă?
Da, desigur, continui să folosesc Kanban atunci când călătoresc. Cea mai bună metodă este „hârtia”. Păstrez autocolante într-un folder special, în Franța îi spunem „trieur-parapheur”. 
În ceea ce privește versiunea electronică, LeanKit facilitează accesul plăcilor dvs., deoarece există versiuni pentru iPhone și iPad.
Puteți descrie cum decurge ziua în contextul utilizării Kanban?
Cu siguranță. Așadar, încep dimineața prin a inspecta placa și a face modificările necesare. Aceasta înseamnă mutarea mai multor cărți în coloana „În curs”. Evaluez rapid situația de la consiliu și, dacă este necesar, adaptez ceva. În continuare, începem să ne ocupăm de sarcinile din coloana „În muncă” și să le completăm mai întâi. Fiecare sarcină finalizată este trimisă în coloana „Terminat”. Principiul principal este să ții tabla în fața ochilor în orice moment, astfel încât să o poți consulta constant sau să faci modificări rapid. Astfel, dacă planificați o activitate în timpul zilei, o puteți plasa imediat pe tablă.
La ce oră vă verificați tabla, cât timp durează crearea unei table?
Crearea primei dvs. tablă Kanban este extrem de simplă. Setul minim constă trei coloane: Coadă (adică De făcut), În curs și Terminat. Acest lucru vă oferă un instrument simplu care vă va ajuta să vă înțelegeți mai bine fluxul de lucru. În continuare, va trebui doar să adaptați placa, după cum se spune, pentru a vă potrivi.
Kanban nu vă oferă o soluție la cheie, dar vă permite, în timp, prin încercări și erori, să organizați sistemul în așa fel încât să vă satisfacă pe deplin nevoile. De asemenea, dacă fluxul dvs. de lucru suferă modificări, puteți reconstrui cu ușurință kanban-ul în conformitate cu noile condiții de lucru.
Lucrul cu placa, de fapt, nu se oprește nici un minut. Gândiți-vă la el ca la tabloul de bord al afacerii dvs. - faceți modificări tot timpul. Există momente în care trebuie să trageți aer în piept și să evaluați unde vă aflați. Și Kanban vă va oferi toate informațiile de care aveți nevoie pentru a lua decizii în cunoștință de cauză despre cum să procedați.
În general, se obișnuiește să faceți o revizuire la începutul și la sfârșitul zilei, puteți efectua și un fel de „debriefing” pentru a înțelege cât de mult ați progresat și ce ați realizat. Nu există recomandări stricte cu privire la cât de des să o efectuați; puteți face pur și simplu o analiză săptămânală, așa cum este recomandat de sistemul GTD. Folosiți-vă propria discreție, mai ales dacă condițiile de funcționare se schimbă. Cuvântul cheie atunci când lucrați cu un sistem kanban este „flexibilitate”.
Câte sarcini/proiecte ai recomanda să postezi pe tablă simultan?
Totul depinde de activitatea ta.
Utilizarea Kanban vine cu o serie de restricții, cum ar fi numărul de proiecte și sarcini care pot fi pe tablă la un moment dat. Da... trebuie să limitezi și numărul de proiecte/sarcini la care poți lucra în paralel.
Așa cum limitați numărul de procese și sarcini pe care le efectuați la un moment dat, puteți limita și numărul de proiecte la care lucrați în paralel. Aceasta este o limită de proiect în derulare.
Acest ultim punct mi se pare foarte important, pentru că mulți oameni repetă aceeași greșeală atunci când aplică filozofia GTD. Da, într-adevăr, o parte a procesului GTD implică întocmirea unei liste de proiecte și a următoarelor acțiuni care trebuie finalizate pentru fiecare dintre ele în următorul an. Cu toate acestea, mulți oameni cred în mod eronat că în acest fel toate proiectele devin active. Dimpotrivă, un sistem GTD care funcționează bine oferă limitarea numărului de proiecte active simultan. În GTD, există o graniță clară între proiectele și sarcinile curente și ceea ce se încadrează în categoria „Poate/Într-o zi”.
Dacă folosiți o listă, mai ales dacă este în format electronic, poate fi tentant să grupați toate proiectele și toți „pașii următori” pentru fiecare. Acest lucru poate crea o imagine destul de înfricoșătoare - un număr atât de mare de sarcini și proiecte poate descuraja cu adevărat orice dorință și entuziasm.
Cu toate acestea, placa are anumite dimensiuni; se poate potrivi cantitate limitata carduri autoadezive - această limitare te obligă să te gândești cu atenție la ce proiecte merită atenția ta în acest moment și care nu. Această limitare este, într-un fel, un avantaj, deoarece nu vă lasă de ales decât să vă „verificați ceasul față de realitate”.
Cum s-a schimbat practica dvs. GTD folosind Kanban?
Pot spune un lucru despre interacțiunea dintre GTD și Kanban - sunt pur și simplu făcute unul pentru celălalt. Cred că utilizarea Kanban mi-a permis să-mi duc productivitatea la următorul nivel și m-a apropiat și mai mult de standardele GTD. M-a făcut să-mi amintesc principiile de bază. Frumusețea lui Kanban este că, datorită componentei sale vizuale, aveți de fapt un dialog cu munca dvs.
Unde poți fi găsit online?
Sunt activ pe Twitter, porecla mea este @pascalvenier, adresa site-ului meu este
Unul dintre principiile de bază ale muncii productive: ține constant în fața ochilor tăi o listă de lucruri de făcut, aranjate în ordinea importanței. Așa că ești lipsit de șansa de a petrece o jumătate de zi gândindu-te la „Ce să faci în continuare”.
Pentru a implementa acest principiu, au fost inventate multe sisteme. Unele dintre ele sunt foarte complexe, în timp ce altele sunt extrem de simple. Fiecare își alege un sistem. Și astăzi vă voi povesti despre una dintre ele. Se numește Kanban, sau mai exact, Kanban personal.
Ce este Kanban personal
Personal Kanban este un sistem foarte simplu de gestionare a productivității și a listelor de activități. Este construit pe două reguli și este destinat celor care învață vizual. Toate sarcinile tale sunt situate pe același plan, aranjate după prioritate și grad de finalizare. Avantajul Kanban este flexibilitatea sa ridicată; îl puteți adapta oricând pentru a vă potrivi, stilului dvs. de lucru și sarcinilor dvs.
La fel ca multe alte sisteme de productivitate, Kanban vă ajută să „descărcați” sarcinile din cap, lăsând în el doar una (sau mai multe) care sunt relevante în acest moment. Acest sistem sa născut în producție, unde prioritatea unui anumit loc de muncă depinde de consumabile.
Personal Kanban a fost creat de Jim Benson și Tonayan DeMaria Barry. Ei au propus utilizarea acestui sistem pentru a îmbunătăți productivitatea unui individ. În 2011, cartea lor „Personal Kanban: Mapping Work | Navigarea prin viață.” Principiile de bază ale Kanban au fost folosite înainte. Dar autorii cărții au simplificat totul și au oferit o tehnică specifică care îi ajută cu adevărat pe oamenii încărcați cu un număr mare de sarcini.
Două reguli de bază ale Kanbanului personal:
- Vizualizați-vă munca. Trebuie să fim capabili să vedem volumul și natura muncii în orice moment dat. Vedeți ce ar trebui făcut în etapa următoare, obțineți un indiciu vizual despre gradul de importanță și finalizarea lucrurilor. De asemenea, trebuie să putem schimba rapid și convenabil poziția sarcinilor în sistemul general.
- Limitați numărul de sarcini pe care le efectuați în prezent. Adică, numărul de lucruri cu care lucrați în fiecare unitate de timp ar trebui să fie minim. În primul rând, este mai ușor să reprezentați vizual gama de lucrări curente, ceea ce înseamnă că veți controla mai eficient progresul implementării acestora. În al doilea rând, reduce probabilitatea de multitasking și de epuizare ulterioară. Dacă înveți să-ți gestionezi volumul de muncă, vei învăța să spui nu fără a-ți afecta cariera.
Există diferite opțiuni pentru implementarea Kanban personal în practică. Puteți utiliza aplicații și instrumente web sofisticate, note lipicioase sau un blocnotes. Nu există recomandări oficiale în această privință (cu excepția cazului în care, desigur, începeți să copiați tehnicile exacte din cartea lui Benson și DeMaria Barry).
Să începem să lucrăm eficient cu ajutorul Kanbanului personal
Nu este nimic complicat aici. Tot ce ne trebuie este o anumită zonă (în lumea fizică sau virtuală) pe care va fi plasată lista de sarcini. Dar lucrurile ar trebui aranjate după un anumit principiu. În cel mai simplu caz, zona este împărțită în trei coloane:
- Amânat și planificat;
- Executabil;
- Terminat.
„În curs” conține acele lucruri la care lucrăm acum sau intenționăm să le facem în viitorul foarte apropiat. În mod ideal, cu cât materia este mai importantă, cu atât mai sus ar trebui să fie plasată în coloană. Deci, dintr-o privire, devine clar ce trebuie abordat acum.
Rubrica „Amânat/Planificat” conține toate lucrurile la care nu lucrăm în acest moment, dar pe care încă mai trebuie să le abordăm.
Coloana Completat poate părea inutilă. Dar ne motivează arătându-ne cât de multă muncă a fost făcută (sau sugerând că nu s-a făcut un singur lucru important toată ziua).
Asta e tot, cred. Puteți implementa Kanban personal în fluxul dvs. de lucru chiar acum.
O tablă albă pentru markere este ideală pentru noi. Să împărțim tabla în trei coloane și să ne împrăștiem sarcinile peste ele. Când o sarcină trece de la o coloană la alta, o ștergem și o scriem din nou într-un loc nou.
Dar este mai convenabil să folosiți autocolante de hârtie pentru sarcinile de înregistrare (un autocolant pentru fiecare sarcină). Acest lucru facilitează deplasarea lor orizontală și verticală. Prioritatea poate fi setată folosind autocolante de diferite culori. De exemplu, verdele are prioritate scăzută, galbenul este mediu, roșu este ridicat.
Privind la o astfel de tablă, vă veți aminti imediat ce ar trebui să faceți în acest moment și ce sarcini „ard”. Când coloana din mijloc este ștearsă sau mai există lucruri în ea care așteaptă reacția altor persoane, puteți începe să o completați cu sarcini din secțiunea „Amânat/Programat”.
Nu uita de al doilea principiu, care este să limitezi numărul de sarcini la care lucrezi simultan. Nu-l neglija. Dacă umpleți coloana din mijloc cu sarcini fără a o goli, atunci foarte curând povara grijilor vă va zdrobi.
Benson și DeMaria Barry insistă să mențină numărul de cazuri în curs cât mai scăzut posibil. În funcție de natura muncii dvs., setați limita pentru numărul simultan de sarcini în coloana „În desfășurare”.
De asemenea, merită să limitați numărul de sarcini în întregul Kanaban. Lăsați lucrările noi și cu prioritate redusă să aștepte în teancul Inbox. Kanban este mai eficient cu cât conține mai puține articole.
Programe și servicii online pentru implementarea Kanban personal
Dacă nu aveți posibilitatea de a agăța o tablă de vizualizare a sarcinilor la locul dvs. de muncă sau nu lucrați într-un singur loc, atunci nu este totul pierdut. Există și alte implementări ale Kanban, printre care probabil veți întâlni nume familiare. Iată câteva aplicații și servicii de internet care ne vor veni în ajutor:
- Trello: Acest serviciu din ce în ce mai popular pentru organizarea muncii și stocarea înregistrărilor a fost construit inițial pe un sistem asemănător Kanban. Mulți oameni îl folosesc pentru GTD, dar funcționează la fel de bine pentru Kanban individual. Tot ce trebuie să facem este să creăm o tablă separată cu coloanele corespunzătoare. În Trello, puteți face Kanban mai eficient utilizând un calendar cu mementouri și etichete cu coduri de culoare.
- KanbanFlow: Această aplicație este foarte asemănătoare cu Trello, dar este și mai adaptată pentru Kanban. Există o coloană suplimentară „Astăzi”. Cu ajutorul acestuia, separăm sarcinile care sunt în curs de implementare de cele la care lucrăm în acest moment. Personal, cred că aceasta este o complicație inutilă. În KanbanFlow, putem adăuga note și mementouri la fiecare sarcină, putem limita numărul de lucruri în desfășurare și putem colabora cu alții. KanbanFlow are, de asemenea, un cronometru Pomodoro, un alt instrument care vă ajută să vă concentrați asupra muncii dvs. Site-ul este bine optimizat pentru dispozitive mobile - nu este nevoie să instalați aplicații suplimentare pentru a lucra cu el.
- (cu suplimentul Kanbanote): Evernote în sine nu este un instrument foarte bun pentru implementarea Kanban. Este imposibil să se organizeze o afișare vizuală a întregului volum de muncă aici. Dar aceasta este o chestiune care poate fi rezolvată. Să folosim Kanbanote, care va face listele din Evernote mai vizuale. Se vor adăuga trei coloane: În așteptare, În curs, Finalizat. Există chiar și o aplicație Android pentru a face sistemul mai ușor de utilizat pentru utilizatorii de telefonie mobilă.
Desigur, nimeni nu te obligă să folosești Evernote pentru Kanban. Dar dacă îl folosiți în mod activ pentru a vă organiza informațiile, atunci transformarea acestui serviciu într-un sistem de productivitate este destul de rezonabilă.
Integram Kanban intr-un sistem de productivitate stabilit
Kanban personal este destul de simplu și flexibil. Poate fi implementat pe un perete sau tablă, într-un program local sau serviciu de Internet, într-un blocnotes sau pe o foaie de hârtie. Sau îl puteți adapta la un sistem de productivitate deja utilizat.
Punctul forte al Kanban este că poate fi folosit împreună cu alte tehnici de productivitate. Dacă te bazezi pe GTD, Pomodoro sau Eisenhower Matrix, poți integra Kanban personal în ele.
În principiu, Kanban poate fi combinat cu orice sistem de liste de activități. Puteți să vă combinați metoda cu Kanban și să vedeți dacă acest hibrid este potrivit pentru dvs. În același timp, nu va trebui să renunți la instrumentele tale preferate sau să rearanjezi nimic în munca ta.
Uită-te la listele de sarcini. În ele veți găsi probabil acele lucruri care se fac chiar acum, sarcini finalizate și planificate. Rămâne doar să le aranjezi în trei coloane. Totul este foarte simplu aici, dar această metodă funcționează!
În afaceri, concepte precum „sistem de management al proiectelor”, „producție slabă”, „vizualizarea procesului de lucru”, „finalizarea efectivă a sarcinilor atribuite” sunt acum la modă.
Cu toții le cunoaștem și le înțelegem semnificațiile (cel puțin aproximativ), dar puțini oameni știu că toate acestea sunt multe părți ale unui sistem.
Un sistem care ajută companiile să lucreze extrem de eficient. Și se numește kanban.
Sistemul Kanban este într-adevăr un instrument foarte puternic pentru gestionarea sarcinilor la diferite niveluri (chiar și în vânzări).
Și nu degeaba putem vedea acum implementarea sa în diferite companii și servicii. Cel mai probabil ați folosit chiar această abordare, de exemplu în .
Și pentru mulți, astfel de instrumente nu au legătură cu marketingul, dar credem contrariul.
La urma urmei, datorită acestei implementări, compania își poate face treaba mai bine și mai rapid, ceea ce înseamnă că clienții vor fi mai loiali, ne vor recomanda și ne vor cumpăra din nou și din nou. Dar să începem de la început să punem totul în perspectivă.
Scrie Shura, scrie (c)
Pare neobișnuit, dar în acțiune este pur și simplu uimitor. Un nou vizitator primește un bilet de intrare (card) de îndată ce acesta devine disponibil.
Datorită acestei abordări, parcul are o modalitate ușoară de a controla vizitatorii și scutește conducerea de monitorizarea unei supraabundențe de oameni.
SUNTEM DEJA MAI MULT DE 29.000 de oameni.
PORNIȚI
Departamentul de vanzari
Sunteți manager de vânzări. Și zeci de clienți trec prin tine în fiecare zi. Pe lângă altele noi, ai și altele vechi care trebuie să trimită sau să sune ceva.
Pe lângă toate acestea, trebuie să controlați executarea contractului, sub forma prestării de servicii sau a expedierii.
Aceasta este situația cu un număr mare de sarcini per persoană în 9 din 10 companii.
Acest lucru nu este normal, dar este firesc în realitatea noastră. Cum să te descurci cu toate acestea? Cum să nu uiți nimic? Cum să evitați să fiți amendat din cauza termenelor limită întârziate? Implementarea sistemului kanban vă vine în ajutor.
Împărțiți întreaga etapă a managementului clienților în pași de la A la Z. Începând de la primul contact, terminând cu semnarea documentelor, și chiar mai bine, apeluri din seria „Ce mai faceți?”.
Apropo, apelul „Ce mai faci?” Acest lucru este foarte interesant în creșterea loialității și a vânzărilor. Deci, iată un videoclip pe acest subiect:
Drept urmare, după implementarea sistemului Kanban, angajatul vede pe deplin întregul proces nu numai de vânzări, ci și de management de proiect.
Rezultă că există o anumită sinergie între etapele și introducerea proiectelor. Acesta este un kanban personal pentru angajați.
Vă rugăm să rețineți că acum chiar și vânzările sunt implementate folosind metodologia Kanban, deoarece aceasta este cu adevărat interesantă.
Iată un exemplu de implementare cu succes a kanban de către noi și ca o altă dovadă că kanban este posibil în Rusia:
Implementarea Kanban Implementarea proiectului
Cu asta totul este cât se poate de simplu. De exemplu, sunteți un studio de design. Aceasta înseamnă că proiectul clientului decurge conform planului planificat înainte ca clientul să-l țină în mâini. Fiecare secțiune a acestui plan are propriile sale responsabilități și sarcini.
Cu ajutorul implementării Kanban, va arăta așa. Când managerul de vânzări a semnat contractul, el transferă sarcina (cardul kanban) în prima etapă, care se numește „Scurt și dimensionare”.
După ce toate dorințele au fost scoase de la client, responsabilul transferă cardul în următoarea etapă - „Design” cu o altă persoană responsabilă. Apoi cardul merge la „Electrician”, „Cutter”, etc.
Ce obținem ca rezultat? Și faptul că toată lumea vede câte sarcini are în această etapă.
De asemenea, poate estima câte sarcini va avea în viitor și ce blocaje are după etapă (unde să-și îndrepte toate eforturile). Aceasta este pură adaptare pentru orice implementare de proiect.
Implementarea proiectului Adaptare la afaceri
Acum să ne imaginăm că te-am convins să începi să implementezi sistemul Kanban în compania ta.
Ce trebuie făcut pentru asta? Utilizați panouri și carduri Kanban. Asta e corect.
Probabil că acum te gândești la o tablă adevărată care să atârne pe peretele biroului tău și pe care angajații își vor lipi cărțile.
Asa crezi ca arata? Dar, din moment ce suntem în secolul 21, placa, precum și cardurile kanban, pot fi virtuale.
Acesta este motivul pentru care am selectat 3 programe care vă vor ajuta să implementați sistemul kanban complet fără durere și eficient.
1. Bitrix24
Acesta este probabil cel mai faimos din Rusia. La urma urmei, după cum spune Bitrix, CRM-ul lor este folosit de peste 2 milioane de companii din întreaga lume.
Nu voi descrie toate avantajele, pot spune doar că acum Bitrix poate fi personalizat special pentru compania dumneavoastră, chiar și în versiunea gratuită. Dar să revenim la kanban.
Ca orice CRM, în Bitrix 24 poți seta sarcini pentru tine și pentru angajații tăi. Și pentru comoditate, puteți face acest lucru în kanban dacă ați decis deja că vă place acest sistem japonez.
Puteți personaliza filele tipurilor „În curs” și „Terminat”.
De asemenea, puteți vedea ce sarcină este îndeplinită de fiecare angajat în acest moment, ceea ce vă permite să monitorizați productivitatea.
Bitrix 24 Principalul avantaj este că acesta este un sistem CRM cu drepturi depline, adică totul într-unul singur. Puteți gestiona clienții folosind aceeași schemă pe care am discutat-o mai sus în exemplul despre departamentul de vânzări.
Și toate acestea atât de pe computer, cât și de pe telefon printr-o aplicație mobilă. Un serviciu „must have” pentru majoritatea companiilor. Deși nu este singurul, este gratuit.
2. Trello
Noi înșine am folosit Trello de mai bine de un an și am fost foarte mulțumiți, până când proiectele au devenit „Mama Don’t Cry”.
În primul rând, este gratuit (dar există și o versiune plătită), iar în al doilea rând, este foarte convenabil și intuitiv.
La momentul în care am făcut alegerea, aveam nevoie de un sistem cu capacitatea de a urmări întregul proiect și de a identifica pe cei responsabili pentru etapele. Nici nu mi-a trecut prin minte că aceasta este tocmai esența sistemului kanban.
Trello După cum am scris deja, avantajele Trello nu sunt nici măcar că este gratuit și convenabil.
Un alt avantaj este că există o aplicație mobilă în care poți vizualiza sau seta o sarcină fără a fi legat de un computer.
Ne-a plăcut atât de mult Trello încât am agățat deja mai mulți clienți de el.
În general, dacă trebuie să gestionați eficient proiectele, să stabiliți sarcini și să verificați finalizarea acestora, Trello este un serviciu excelent pentru a începe drumul către acest lucru.
3. Kaiten
Am găsit serviciul Kaiten doar pentru că lista de 2 articole părea incompletă.
Dar cu cât l-am studiat mai mult, cu atât mi-a plăcut mai mult. Ce este un serviciu special numit pentru a introduce o abordare de echipă în compania dumneavoastră.
Kaiten Există o perioadă de probă gratuită de 14 zile (ca să fiu sincer, nu îmi pot imagina serviciul fără această funcție), integrarea diverselor instrumente și două metodologii pentru lucrul convenabil: Kanban și Scrum (va fi un articol despre asta mai târziu) .
În plus, aici este luat în considerare unul dintre principiile principale ale Kanban - un număr limitat de sarcini.
Adică puteți atribui un anumit număr de sarcini fiecărui proces/angajat și acesta nu va putea adăuga altele noi până nu le va finaliza pe cele vechi.
Dezavantaje: se plătește (deși 500 de ruble per utilizator nu este o taxă atât de mare) și până acum aplicația mobilă este disponibilă doar pentru utilizatorii de Android.
Eu însumi sunt un fan înfocat al Apple, dar dezvoltatorii serviciului promit în curând să mă mulțumească și pe mine lansând o aplicație mobilă pe iOS. Îmi este greu să evaluez pe deplin serviciul, dar asta este sigur că merită atenție.
Pe scurt despre principalul lucru
Am citit, studiat și implementat diferite sisteme de management de proiect - agile, scrum, xp, kanban.
Și pot spune că unul dintre cele mai simple pentru o companie mică și mijlocie este Kanban.
Poate că acest lucru se datorează tocmai faptului că majoritatea oamenilor sunt oameni vizuali (adică percep informațiile vizual), iar principiul principal al Kanban este vizualizarea.
Dar când proiectul tău crește sau încetează să mai fie liniar, va trebui să treci la alte servicii și metodologii. Dar asta e pentru mai târziu, acum Kanban va fi suficient pentru tine.
Mai jos este traducerea mea gratuită a textului în limba engleză. Citez și câteva cuvinte în engleză, pentru că... Sunt frumoase după părerea mea și laconice) Dar cu siguranță ofer o traducere.
Continuare.
Odată ce începeți să utilizați acest model simplificat, veți înțelege cum funcționează, veți stăpâni principiul și veți putea să vă dezvoltați în continuare sistemul.
Kanbanul de bază - În așteptare, Lucru, Gata. (Baza Kanban este 3 „stâlpi” - Must, Do, Done)
Iată o poză minunată care m-a sedus
Mai jos vom folosi un exemplu pentru a arăta cum să vă creați propriul Kanban personal simplu în câțiva pași.
Pasul 1. Definiți „fluxul de producție” (flux de valoare, o oh, am luat termenii pentru frumusețe... nu mă învinovăți pentru inexactitatea traducerii): progresul muncii din momentul în care începe până la sfârșit. Cea mai simplă schemă este
- Trebuie făcute (ce este în așteptare, lucru neterminat, listă de sarcini); -Restante
- fac (ce este în proces); - Face
- Gata (da, așa e, acele sarcini care sunt finalizate). - Terminat
Pasul 2. Definiți o listă de sarcini (Trebuie)
Ceva ce nu ai făcut încă. Tot ce ai nevoie, dar nu ai făcut încă. Începeți să scrieți direct pe note lipicioase. Sarcini mari, sarcini mici, totul. Scrieți și completați „lista de sarcini” cu ei. Nu-l „mătura sub covor”. Nu te păcăli. Prima dată va fi o experiență dureroasă. La un moment dat, îți vei spune: „Doamne, sunt prea mulți.”
Pasul 3. Determinați limita VIP.
(În versiunea în limba engleză - WIP limits - de la cuvântul „work in progress” work-in-progress; Mi-a plăcut asocierea în curs de dezvoltare cu o persoană VIP)
Limită VIP - o limită a numărului de sarcini efectuate simultan.
Ni se întâmplă adesea să lăsăm lucrurile neterminate. Și creierul nostru urăște asta. Și parțial, găsirea acestui „punct dulce”, punctul în care putem finaliza cantitatea optimă de lucru la viteza optimă, este ceea ce face ca sistemul kanban să funcționeze. Să setăm un anumit prag pentru început, de exemplu, nu mai mult de 5 sarcini. Adăugați acest număr în coloana dvs. „În curs”.
Trageți sarcini dintr-o coloană în alta.
Pasul 4: Începeți!
„Trasați și plasați” înseamnă marcarea finalizării unei sarcini (etapa sarcinii) prin mutarea unui autocolant dintr-o coloană în cea adiacentă. Reade setează Go! Pasul 4 - începeți să lucrați!
După pasul 4 - prioritizează, clarifică, reduce.
Toate lucrările ulterioare constă în prioritizarea muncii, calibrarea „lanțului de producție” și reducerea lucrurilor inutile.
Sunt inspirat de faptul ca sunt doar 3 difuzoare.Sunt usor de controlat. Foarte clar.
Și, de asemenea, pentru cei care sunt deosebit de experimentați: (am citit undeva) când vrei să-ți iei concediu, trebuie să împărțiți sarcina în altele mai mici (pași de copil), chiar mai mici, încât să pară ușoare, minute. . Dacă simțiți că este dificil, împărțiți-l în altele și mai mici.
Și există și câteva sfaturi foarte bune.
