Személyes Kanban. Személyes Kanban: hogyan lehet megtanulni időben befejezni a munkát
Nemrég abban a megtiszteltetésben volt részem, hogy beszélhettem Rafal Morisonnal, Írország vezető személyes produktivitás-szakértőjével és egy kiváló blog szerzőjével, a Creating Personal Flow elnevezéssel. Nagyon jól éreztem magam, Rafal kérdései nagyon átgondoltak voltak, és alaposan átgondolták a válaszokat, mind a GTD-filozófiát követő, mind a rendszert másoknak tanító szemszögből. Alább olvasható a Rafal blogján megjelent interjú szövege: “GTD és Kanban”
Örömmel ajánlom figyelmébe a Pascal Venier-vel készített interjút. Két módszer kombinálását tárgyaltuk: David Allen Getting Things Done és Kanban című könyvét.
Személy szerint nagyon jól éreztem magam az interjúk készítésével és a kérdések elkészítésével. Remélem a jövőben még lesz ilyen beszélgetés.
Nos, kezdjük?
Ha nem bánod, mesélj egy kicsit magadról.
Személyes termelékenységi edző és tréner vagyok Ottawa-Gatineau-ban, Kanadában. Francia vagyok, és több mint 20 évig dolgoztam egyetemi tanárként az Egyesült Királyságban. Lehetőségem volt a liverpooli, manchesteri és salfordi egyetemeken dolgozni. Az elmúlt 15 évben komolyan érdekelt a személyes produktivitás témája. Tavaly megvalósítottam régi szándékomat, és megnyitottam saját praxisomat, ahol coachingot és képzést kínálok a személyes produktivitásról. Az a tény, hogy Kanadában élek, nem akadályoz abban, hogy a világ minden tájáról szolgáltatásokat nyújtsak az érdeklődőknek: gyakori vendég vagyok Nagy-Britanniában és Franciaországban, valamint Skype-on keresztül távolról is nyújtok coachingot. Jelenleg Jim Benson és Tonianne DeMaria Barry „Personal Kanban: Mapping Work | Navigálás az életben".
Mióta gyakorolja a GTD-t és/vagy más termelékenységi technikákat?
Közel 9 éve foglalkozom GTD-vel. A könyvet 2004 nyarán fedeztem fel. Túlzás nélkül ez egy felfedezés volt. Más időgazdálkodási technikákkal ellentétben, amelyeket korábban próbáltam alkalmazni, ez a módszer nemcsak abban segített, hogy átvegyem (vagy inkább átvegyem) az irányítást a munkafolyamataimon, és megtervezhessem további tevékenységeimet. A legfontosabb, hogy rendkívül rugalmas legyek, és készen álljak arra, hogy gyorsan alkalmazkodjak minden változáshoz.
Melyik módszert használod a legtöbbet?
Jelenleg a Getting Things Done-t és a személyes Kanbant kombinálom. Ott minden világos, ráadásul mindkét módszer bizonyos kategóriákban a feladatok „mozgatására” fókuszál. A Kanbant a GTD rendszerem elülső részének hívom. A GTD munkafolyamat-kezelő rendszere segít mindent kézben tartani. A hatszintű munkaértékelési modell lehetővé teszi, hogy megértse, mennyi időbe telik egy adott feladat elvégzéséhez, ami nem mindig olyan egyszerű, mint amilyennek látszik. Nos, a kanban nemcsak a dolgok elvégzésében segít, hanem arra is megtanít, hogy elválasztja a búzát a pelyvától.
Mi vonzotta a Kanban rendszerben?
Először is a rendkívüli egyszerűsége. Itt csak két szabály van: képzeld el a munkádat és korlátozd az aktuális feladataidat. Rendkívül vizuális ember vagyok, ráadásul állandóan gondolatdiagramokat használok, így vonz a feladatok vizuális megjelenítése cetlik formájában. Azt is szeretem, hogy korlátozni kell az egyidejűleg elvégzendő feladatok számát – ez jelentősen segít abban, hogy minden feladat logikus következtetésre jusson. A Kanban biztosítja azt az időkomponenst, amelyre támaszkodhat a kollégákkal vagy önmagával folytatott párbeszéd során.
Hogyan javította a Kanban a termelékenységét?
Arra kényszerít, hogy válasszon jobban, mit szeretne csinálni, és megtanít a megfelelő prioritások meghatározására. Ennek köszönhetően nem érzed magad túlterhelve a sok tennivaló miatt, mintha csak egy hosszú listába írnád az összes feladatodat. A Kanban másik nagyon fontos tulajdonsága, hogy tisztán láthatja a már elvégzett feladatok mennyiségét. A heti áttekintés/elemzés során valóban mindent lát, amit ezalatt elért – valóban felemelkedik a saját szemében. Pszichológiai szempontból ez rendkívül erős motiváció.
Megtanította a Kanban arra, hogy jobban összpontosítson és hatékonyabban dolgozzon a kiválasztott projekteken/feladatokon?
Igen, a Kanban határozottan javította a képességemet, hogy a megfelelő dolgokra koncentráljak. Ebben sokat segít a WIP limit (munka folyamatban - folyamatban lévő munka, más szóval - olyan dolgok, amelyeken éppen dolgozol). Ha van WIP-korlátja, akkor a következő feladat megkezdése előtt be kell fejeznie az aktuális feladatot. A „Kezdje be, kezdje el befejezni” szavaknak kell lennie minden Kanban-felhasználó mottójának. Nem fogsz tudni megbirkózni azzal a sok munkával, amelyet fizikailag képtelen vagy megbirkózni. Ahogy Jim Benson, Joanne Ho és Maritza van den Heuvel írták a Beyond Agile, Tales of Continuous Improvement című művében, a túlterhelt ember egyszerűen képtelen arra, hogy a szükséges figyelmet szentelje jelenlegi feladatainak.
Hogyan hatott a technika alkalmazása a munkafolyamat egészére?
Nos, nyugodtan állíthatom, hogy a munka sokkal jobban halad. Ugyanakkor a Kanban lehetővé teszi számomra, hogy hatékonyan csatlakozzam ehhez a mozgalomhoz.
Találkozott-e nehézségekkel a Personal Kanban bevezetésének korai szakaszában?
Nem mondanám, elég egyszerű a rendszer.
A személyes Kanban megvalósításának kérdését meglehetősen fokozatosan közelítettem meg. Továbbra is használtam a GTD szoftvereket, köztük a kiváló Nozbe-t is, most bevezettem ugyanazt a WIP limitet. Egy egyszerű művelet az egyidejűleg előforduló műveletek számának korlátozása. Az eredmény nyilvánvaló. Az első sikerek arra késztettek, hogy megtegyem a következő lépést – egy vizualizációs elemet vezessek be a GTD-rendszerembe, ahogy a kanban rendszer is sugallja. Erre a célra a Trello alkalmazást használtam.
Eleinte nem is gondoltam arra, hogy "igazi" táblát használjak post-it jegyzetekkel, de sok Kanban-felhasználó nagyon pozitívan nyilatkozott erről az "low-tech" megközelítésről (amin őszintén szólva nagyon meglepődtem) A WIP Társaság találkozója Manchesterben, ezért úgy döntöttem, hogy magam is kipróbálom. És tudod, ez a megközelítés pluszként működött. Szeretem a táblával és az öntapadós kártyákkal való munka tapintható érzését.
Mondja, észrevett valamilyen hiányosságot a kanban rendszerben? Vannak olyan elemek, amelyeket javítani szeretnél?
Nos, azt mondhatom, hogy mindig kísérletezzen, és keressen egy olyan kombinációt, amely tökéletes az Ön számára. A Kanban a „Lean Manufacturing” című könyvre épül, amely a Kaizen elveit hirdeti, i.e. folyamatos fejlesztés. Gondoljon a Kanban rendszerre, mint egy olyan eszközre, amely lehetővé teszi kis kísérletek elvégzését, amelyek segítenek a munkafolyamat fokozatos javításában. Nincs olyan, hogy tökéletesen hangolt rendszer, mint ahogy két egyforma tábla sem lehet. A táblája a tevékenységének változásával változik.
A Kanban ugyanolyan jól megbirkózik bármilyen feladattal, vagy vannak olyanok, amelyek nem illeszkednek jól ennek a módszernek a koncepciójához?
Alapvetően a személyes termelékenység elsősorban a józan ész kérdése. Az én esetemben a Kanban remekül működik, de ha számos hasonló, ismétlődő feladatod van, akkor a kártyák vagy jegyzetek létrehozásának folyamatát a Kanban digitális változatában minden alkalommal nem kívánod az ellenségednek.
Ez az e-mailekkel kapcsolatos történetre emlékeztet. Természetesen vannak nagyon fontos levelek, amelyekkel külön kell foglalkozni - óvatosan és körültekintően. Ugyanezt az elvet alkalmazza a kérdés megválaszolásakor: érdemes-e ehhez a projekthez kártyát készíteni? Hiszen sokkal célszerűbb a legtöbb e-mailt „tömegesen” feldolgozni, és ezt kizárólag az e-mailekre szánt idő alatt megtenni.
A Kanban világosan megkülönbözteti a tolni vagy húzott munkát is. Mit jelent ez: van egy munka, amit rád szabnak – te tolsz, és van, amit saját akaratod szerint húzol. A feladatok ilyen módon történő behatárolásának képessége szerintem nagyon fontos. Főleg, ha e-mailekről van szó. Az e-mail a legjobban illusztrálja az erőltetett munkát – olyat, amelyet „nyomni” kell. Létfontosságú, hogy folyamatosan tisztában legyen azzal, hogy milyen típusú munkát végez jelenleg. Nagyon gyakran az emberek az e-mailek feldolgozásával töltik az idejüket ahelyett, hogy alapvető, nagyobb léptékű problémákat oldanának meg.
A bejövő elemek feldolgozásakor nagyon hasznos egy olyan címkerendszert használni, amely meghatározza, hogy egy adott feladat melyik Kanban oszlopba kerüljön. Például ajánlom a használatát következő kategóriákat: 3. prioritás, 2. prioritás, 1. prioritás, kész, ma, folyamatban (ne feledkezzünk meg a WIP korlátról). Ez segít a prioritások meghatározásában, ami viszont könnyíti a kulcsfontosságú döntések meghozatalával járó terhet, különösen akkor, ha gyakran úgy találja, hogy sokat kell „nyomkodnia” a hatékonyabb munka rovására, amelyet „húznia” kell, és ezáltal elérje a kulcsfontosságú célokat.tevékenységeit.
Előnyben részesíti valamelyik Kanban-alapú alkalmazást? Ön szerint melyik formátum – elektronikus vagy papír – kényelmesebb a használata?
A kedvenc módszerem a post-it jegyzetek és a normál fal használata. Ha még az okos szoftverfejlesztők is megbecsülték a matricák használatát a legbonyolultabb projektjeik során, akkor biztosan elegünk lesz belőlük!
Mindazonáltal coachként és trénerként meg kell értenem az alkalmazások sokféleségét, beleértve a közelmúltban az online eszközökkel való sok kísérletezést. Jelenleg a kedvencem a LeanKit, már 4 hete használom.
Továbbra is használja a Kanbant, amikor úton van? Ha igen, hogyan oldja meg ezt a problémát?
Igen, természetesen továbbra is a Kanbant használom, amikor utazom. A legjobb módszer a „papír”. A matricákat egy speciális mappában tartom, Franciaországban „trieur-parapheur”-nek hívjuk. 
Ami az elektronikus verziót illeti, a LeanKit megkönnyíti a táblák elérését, mivel vannak verziói iPhone és iPad.
Leírnád, hogyan telik a napod a Kanban használatával kapcsolatban?
Biztosan. Tehát a reggelt a tábla átvizsgálásával és a szükséges változtatások elvégzésével kezdem. Ez azt jelenti, hogy több kártyát kell áthelyezni a „Folyamatban” oszlopba. Gyorsan felmérem a testület állapotát, és ha kell, módosítok valamit. Ezután elkezdjük a „Munkában” oszlop feladatainak kezelését, és először azokat teljesítjük. Minden elvégzett feladat a „Kész” oszlopba kerül. A fő elv az, hogy a táblát mindig a szeme előtt tartsa, hogy folyamatosan tájékozódhasson rajta, vagy gyorsan változtasson. Így, ha napközbeni tevékenységet tervez, azonnal felteheti a táblára.
Mikor ellenőrzi a táblát, mennyi ideig tart egy tábla létrehozása?
Az első Kanban tábla létrehozása rendkívül egyszerű. A minimális készlet a következőkből áll három oszlop: Queue (azaz To Do), Folyamatban és Kész. Ez egy egyszerű eszközt ad, amely segít jobban megérteni a munkafolyamatot. Ezután már csak a táblát kell hozzáigazítania, ahogy mondani szokás.
A Kanban nem kínál kulcsrakész megoldást, de lehetővé teszi, hogy idővel, próbálkozások és tévedések révén úgy szervezze meg a rendszert, hogy az teljes mértékben megfeleljen az Ön igényeinek. Továbbá, ha a munkafolyamat változáson megy keresztül, könnyen újraépítheti a kanbant az új munkakörülményeknek megfelelően.
A táblával való munka egy percre sem áll meg. Tekints rá úgy, mint az üzleti irányítópultra – folyamatosan változtatsz. Van, amikor levegőt kell vennie, és fel kell mérnie, hol tart. A Kanban pedig minden olyan információt megad, amelyre szüksége van ahhoz, hogy megalapozott döntéseket hozzon a továbblépéssel kapcsolatban.
Általánosságban elmondható, hogy a nap elején és végén egy áttekintést szokás végezni, egyfajta „kikérdezést” is végezhet, hogy megértse, mennyit fejlődött és mit ért el. Nincsenek szigorú ajánlások arra vonatkozóan, hogy milyen gyakran kell elvégezni, egyszerűen elvégezheti a heti elemzést a GTD rendszer ajánlása szerint. Használja saját belátása szerint, különösen, ha a működési feltételek megváltoznak. A kanban rendszerrel való munka során a kulcsszó a „rugalmasság”.
Hány feladat/projekt elhelyezését javasolná egyszerre a táblán?
Minden az Ön tevékenységétől függ.
A Kanban használata számos korlátozással jár, például a projektek és feladatok száma, amelyek egyszerre lehetnek a fórumon. Ja igen... korlátozni kell a párhuzamosan dolgozható projektek/feladatok számát is.
Ahogy korlátozza az adott időpontban végrehajtott folyamatok és feladatok számát, korlátozhatja a párhuzamosan végzett projektek számát is. Ez a folyamatban lévő projekt korlátja.
Ez utóbbi pont nagyon fontosnak tűnik számomra, mert sokan megismétlik ugyanazt a hibát, amikor a GTD filozófiát alkalmazzák. Igen, valóban, a GTD-folyamat része magában foglalja a projektek listájának összeállítását és a következő tevékenységeket, amelyeket mindegyiknél végre kell hajtani a következő évben. Sokan azonban tévesen azt hiszik, hogy így minden projekt aktívvá válik. Éppen ellenkezőleg, egy jól működő GTD rendszer biztosítja az egyidejűleg aktív projektek számának korlátozása. A GTD-ben egyértelmű határvonal van az aktuális projektek és feladatok között, illetve a „Talán/Valamikor” kategóriába tartozó között.
Ha listát használ, különösen, ha az elektronikus formátumban van, csábító lehet, hogy az összes projektet és az összes „következő lépést” egybe foglalja. Ez meglehetősen ijesztő képet alkothat – ilyen hatalmas számú feladat és projekt valóban elriaszthat minden vágytól és lelkesedéstől.
A táblának azonban vannak bizonyos méretei, elfér korlátozott mennyiségöntapadós kártyák – ez a korlátozás arra kényszeríti Önt, hogy alaposan átgondolja, mely projektekre érdemes jelenleg a figyelmet fordítani, és melyekre nem. Ez a korlátozás bizonyos szempontból előnyt jelent, mert nem hagy más választást, mint „ellenőrizni az óráját a valósággal”.
Hogyan változott a GTD gyakorlatod a Kanban használatával?
A GTD és a Kanban közötti kölcsönhatásról egyet mondhatok: egyszerűen egymásnak vannak teremtve. Úgy gondolom, hogy a Kanban használata lehetővé tette számomra, hogy a termelékenységemet a következő szintre emeljem, és még közelebb vitt a GTD szabványokhoz. Emlékeztettem az alapelvekre. A Kanban szépsége abban rejlik, hogy vizuális összetevőjének köszönhetően ténylegesen párbeszédet folytat a munkájával.
Hol lehet megtalálni a neten?
Aktív vagyok a Twitteren, a becenevem @pascalvenier, a honlapom címe
A produktív munka egyik alapelve: folyamatosan tartsd a szemed előtt a tennivalók listáját, fontossági sorrendbe rendezve. Így megfosztják attól a lehetőségtől, hogy fél napot töltsön a „Mit tegyen ezután” gondolatával.
Ennek az elvnek a megvalósítására számos rendszert találtak ki. Némelyikük nagyon összetett, míg mások rendkívül egyszerűek. Mindenki választ magának egy rendszert. És ma az egyikről mesélek neked. Kanbannak hívják, pontosabban személyes Kanbannak.
Mi a személyes Kanban
A Personal Kanban egy nagyon egyszerű rendszer a termelékenység és a teendők listájának kezelésére. Két szabályra épül, és a vizuális tanulók számára készült. Minden feladata ugyanazon a síkon található, prioritás és teljesítési fok szerint rendezve. A Kanban előnye a nagyfokú rugalmasság, mindig saját magadnak, munkastílusodnak és feladataidnak megfelelően alakíthatod.
Sok más termelékenységi rendszerhez hasonlóan a Kanban is segít „kirakni” a fejedből a feladatokat, és csak egy (vagy több) marad benne, amelyek pillanatnyilag relevánsak. Ez a rendszer a termelésben született meg, ahol egy adott munka prioritása a készletektől függ.
A Personal Kanbant Jim Benson és Tonayan DeMaria Barry készítette. Javasolták ennek a rendszernek a használatát az egyén termelékenységének javítására. 2011-ben megjelent a „Personal Kanban: Mapping Work | Navigálás az életben." A Kanban alapelveit korábban is használták. De a könyv szerzői mindent leegyszerűsítettek, és olyan konkrét technikát adtak, amely valóban segít a rengeteg feladattal terhelt embereknek.
A személyes Kanban két alapvető szabálya:
- Képzeld el a munkádat. Bármikor látnunk kell a munka mennyiségét és jellegét. Nézze meg, mit kell tenni a következő szakaszban, kapjon vizuális utalást a dolgok fontosságára és befejezettségére. Képesnek kell lennünk arra is, hogy gyorsan és kényelmesen változtassuk meg a feladatok helyzetét a teljes rendszerben.
- Korlátozza a jelenleg elvégzett feladatok számát. Ez azt jelenti, hogy az egyes időegységekben minimálisnak kell lennie azoknak a dolgoknak, amelyekkel dolgozik. Először is, könnyebb vizuálisan megjeleníteni az aktuális munkák körét, ami azt jelenti, hogy hatékonyabban tudja ellenőrizni a végrehajtás előrehaladását. Másodszor, csökkenti a multitasking és az azt követő kiégés valószínűségét. Ha megtanulod kezelni a terhelésedet, megtanulsz nemet mondani anélkül, hogy kárt tennél a karrieredben.
Különféle lehetőségek állnak rendelkezésre a személyes Kanban gyakorlati megvalósítására. Használhat kifinomult alkalmazásokat és internetes eszközöket, öntapadó jegyzeteket vagy jegyzettömböt. Nincsenek hivatalos ajánlások ebben az ügyben (kivéve persze, ha elkezdi lemásolni a pontos technikákat Benson és DeMaria Barry könyvéből).
Kezdjünk el hatékonyan dolgozni a személyes Kanban segítségével
Nincs itt semmi bonyolult. Csak egy bizonyos területre van szükségünk (a fizikai vagy virtuális világban), amelyre a teendők listája kerül. De a dolgokat egy bizonyos elv szerint kell elrendezni. A legegyszerűbb esetben a terület három oszlopra van osztva:
- Elhalasztott és tervezett;
- Végrehajtható;
- Kész.
A „Folyamatban” azokat a dolgokat tartalmazza, amelyeken jelenleg dolgozunk, vagy a közeljövőben tervezzük. Ideális esetben minél fontosabb az ügy, annál magasabbra kell helyezni az oszlopban. Így egy pillantásra világossá válik, hogy most mivel kell foglalkozni.
Az „Elhalasztott/Tervezett” rovatban mindazok a dolgok szerepelnek, amelyeken jelenleg nem dolgozunk, de amelyekkel még foglalkoznunk kell.
A Befejezett oszlop szükségtelennek tűnhet. De ez azzal motivál minket, hogy megmutatja, mennyi munkát végeztünk (vagy arra utal, hogy egész nap egyetlen fontos dolgot sem végeztünk el).
Azt hiszem, ennyi. Már most beépítheti a személyes Kanbant a munkafolyamatába.
Nekünk ideális egy fehér tábla jelölőkhöz. Osszuk három oszlopra a táblát, és szórjuk szét a feladatainkat. Amikor egy feladat az egyik oszlopból a másikba kerül, töröljük, és újra írjuk egy új helyre.
De kényelmesebb papírmatricákat használni a rögzítési feladatokhoz (egy matrica minden feladathoz). Ez megkönnyíti a vízszintes és függőleges mozgatást. A prioritás különböző színű matricákkal állítható be. Például a zöld alacsony prioritású, a sárga közepes, a piros pedig magas.
Egy ilyen táblára nézve azonnal eszébe jut, hogy mit kellene jelenleg csinálni, és milyen feladatok „égnek”. Ha a középső oszlop le van ürítve, vagy még vannak benne olyan dolgok, amelyek mások reakciójára várnak, akkor az „Elhalasztott/Ütemezett” részből elkezdheti feltölteni feladatokkal.
Ne feledkezzünk meg a második alapelvről sem, amely az egyszerre végzett feladatok számának korlátozása. Ne hanyagold el. Ha a középső oszlopot megtölti feladatokkal anélkül, hogy kiürítené azt, akkor hamarosan a gondok terhe összeroppan.
Benson és DeMaria Barry ragaszkodik ahhoz, hogy a folyamatban lévő ügyek számát a lehető legalacsonyabb szinten tartsák. Munka jellegétől függően állítsa be az egyidejű feladatok számát a „Folyamatban” oszlopban.
Érdemes az egész Kanaban is korlátozni a feladatok számát. Hagyja, hogy az új és alacsony prioritású munkák várakozzanak a Beérkezett üzenetek halomban. A Kanban annál hatékonyabb, minél kevesebb elemet tartalmaz.
Programok és online szolgáltatások a személyes Kanban megvalósításához
Ha nincs lehetősége feladat-vizualizációs táblát kiakasztani a munkahelyén, vagy nem dolgozik egy helyen, akkor még nincs veszve. A Kanbannak vannak más implementációi is, amelyek között valószínűleg ismerős nevekkel találkozhatunk majd. Íme néhány alkalmazás és internetes szolgáltatás, amelyek a segítségünkre lesznek:
- Trello: Ez az egyre népszerűbb munkaszervezési és irattárolási szolgáltatás eredetileg Kanban-szerű rendszerre épült. Sokan használják GTD-hez, de ugyanilyen jól működik az egyes Kanbanoknál is. Nincs más dolgunk, mint létrehozni egy külön táblát a megfelelő oszlopokkal. A Trellóban a Kanbant még hatékonyabbá teheti emlékeztetőkkel és színkódolt címkékkel ellátott naptár használatával.
- KanbanFlow: Ez az alkalmazás nagyon hasonlít a Trellóra, de még inkább a Kanbanra van szabva. Van egy további „Ma” oszlop. Segítségével elkülönítjük a megvalósítás alatt álló feladatokat azoktól, amelyeken jelenleg dolgozunk. Személy szerint úgy gondolom, hogy ez egy felesleges bonyodalom. A KanbanFlow-ban minden feladathoz megjegyzéseket és emlékeztetőket adhatunk, korlátozhatjuk a folyamatban lévő dolgok számát, és együttműködhetünk másokkal. A KanbanFlow Pomodoro időzítővel is rendelkezik, amely egy másik eszköz, amely segít a munkájára összpontosítani. Az oldal jól optimalizált mobileszközökre – nem kell további alkalmazásokat telepítenie a használatához.
- (Kanbanote kiegészítővel): Az Evernote önmagában nem túl jó eszköz a Kanban megvalósításához. Itt lehetetlen a teljes munkamennyiség vizuális megjelenítését megszervezni. De ez megoldható ügy. Használjuk a Kanbanotét, amely vizuálisabbá teszi az Evernote listáit. Három oszlopot ad hozzá: Függőben, Folyamatban, Befejezve. Még egy Android-alkalmazás is létezik, amely megkönnyíti a rendszer használatát a mobilfelhasználók számára.
Természetesen senki sem kényszeríti Önt az Evernote for Kanban használatára. De ha aktívan használja az információ rendszerezésére, akkor ezt a szolgáltatást termelékenységi rendszerré alakítani meglehetősen ésszerű.
A Kanban-t beépített termelékenységi rendszerbe integráljuk
A Personal Kanban meglehetősen egyszerű és rugalmas. Megvalósítható falon vagy táblán, helyi programban vagy internetes szolgáltatásban, jegyzettömbben vagy papírlapon. Vagy adaptálhatja egy már használt termelékenységi rendszerhez.
A Kanban erőssége, hogy más termelékenységi technikákkal együtt használható. Ha a GTD-re, a Pomodoro-ra vagy az Eisenhower Matrixra támaszkodik, akkor beépítheti a személyes Kanbant ezekbe.
A Kanban elvileg bármilyen teendőlista rendszerrel kombinálható. Kombinálhatja módszerét a Kanbannal, és megnézheti, hogy ez a hibrid megfelelő-e az Ön számára. Ugyanakkor nem kell lemondania kedvenc eszközeiről, és semmit sem kell átrendeznie a munkájában.
Nézd meg a feladatlistádat. Valószínűleg megtalálja bennük azokat a dolgokat, amelyek éppen készülnek, elvégzett és tervezett feladatokat. Nincs más hátra, mint három oszlopba rendezni őket. Itt minden nagyon egyszerű, de ez a módszer működik!
Az üzleti életben ma divatosak az olyan fogalmak, mint a „projektmenedzsment rendszer”, „lean termelés”, „a munkafolyamat vizualizálása”, „megbízott feladatok hatékony elvégzése”.
Mindannyian ismerjük és értjük a jelentésüket (legalábbis hozzávetőlegesen), de kevesen tudják, hogy ezek mind egy rendszer számos része.
Egy rendszer, amely segíti a vállalatok rendkívül hatékony munkáját. És kanbannak hívják.
A Kanban rendszer valóban nagyon hatékony eszköz a különböző szintű feladatok kezeléséhez (még az értékesítésben is).
És nem hiába láthatjuk most a megvalósítását különböző cégeknél és szolgáltatásoknál. Valószínűleg még ezt a megközelítést is alkalmazta, például a .
És sokak számára az ilyen eszközök nem kapcsolódnak a marketinghez, mi viszont ennek az ellenkezőjét gondoljuk.
Hiszen ennek a megvalósításnak köszönhetően a cég jobban és gyorsabban tudja elvégezni a munkáját, ami azt jelenti, hogy az ügyfelek lojálisabbak lesznek, ajánlanak minket és újra és újra vásárolnak. De kezdjük elölről, hogy mindent a perspektívába helyezzünk.
Írj Shura, írd (c)
Szokatlannak tűnik, de gyakorlatban egyszerűen lenyűgöző. Az új látogató belépőjegyet (kártyát) kap, amint az elérhetővé válik.
Ennek a megközelítésnek köszönhetően a parkban egyszerű módja van a látogatók ellenőrzésének, és mentesíti a vezetést a túl sok ember megfigyelésétől.
MÁR TÖBB MINT 29 000 ember VAGYUNK.
BEKAPCSOL
Értékesítési osztály
Ön értékesítési vezető. És naponta több tucat ügyfél megy át rajtad. Az újakon kívül vannak régiek, akiknek szintén el kell küldeniük vagy fel kell hívniuk valamit.
Mindezek mellett ellenőriznie kell a szerződés teljesítését, szolgáltatásnyújtás vagy szállítás formájában.
Ez a helyzet az egy főre jutó rengeteg feladattal 10 cégből 9-ben.
Ez nem normális, de a mi valóságunkban természetes. Hogyan kezeljük mindezt? Hogyan ne felejts el semmit? Hogyan lehet elkerülni a késedelmes határidő miatti bírságot? A kanban rendszer bevezetése a segítségedre lesz.
Az ügyfélkezelés teljes szakaszát A-tól Z-ig lépésekre osztja. Az első kapcsolatfelvételtől kezdve a dokumentumok aláírásáig, és ami még jobb, a „Hogy vagy?” sorozat hívásaiig.
Egyébként a „Hogy vagy?” felhívás. Ez nagyon érdekes a hűség és az eladások növelésében. Tehát itt egy videó a témában:
Ennek eredményeként a Kanban rendszer bevezetése után a munkavállaló teljes mértékben átlátja nemcsak az értékesítés, hanem a projektmenedzsment teljes folyamatát is.
Kiderült, hogy van bizonyos szinergia a szakaszok és a projektek bevezetése között. Ez egy személyes kanban az alkalmazottak számára.
Felhívjuk figyelmét, hogy most még az értékesítés is a Kanban módszertan szerint történik, mert ez nagyon érdekes.
Íme egy példa a kanban sikeres megvalósítására, és egy újabb bizonyíték arra, hogy a kanban lehetséges Oroszországban:
A Kanban megvalósítása Projekt kivitelezés
Ezzel minden a lehető legegyszerűbb. Például Ön egy tervezőstúdió. Ez azt jelenti, hogy az ügyfél projektje a tervezett terv szerint halad, mielőtt az ügyfél a kezében tartja. A terv minden szakaszának megvannak a maga felelősségei és feladatai.
A Kanban implementáció segítségével így fog kinézni. Amikor az értékesítési vezető aláírta a szerződést, átteszi a feladatot (kanban kártya) az első szakaszba, melynek neve „Rövid és méretezés”.
Miután minden kívánságot kivett az ügyfélből, a felelős személy átviszi a kártyát a következő szakaszba - „Design” egy másik felelős személlyel. Ezután a kártya „villanyszerelő”, „vágó” stb.
Mit kapunk ennek eredményeként? És az, hogy mindenki látja, mennyi feladata van ebben a szakaszban.
Azt is meg tudja becsülni, hány feladata lesz a jövőben, és milyen szűk keresztmetszetek vannak szakaszonként (hova irányítsa minden erőfeszítését). Ez tiszta adaptáció bármely projekt megvalósításához.
Projekt kivitelezés Alkalmazkodás az üzlethez
Most képzeljük el, hogy meggyőztem Önt arról, hogy kezdje el a Kanban rendszer bevezetését a cégében.
Mit kell ehhez tenni? Használj Kanban táblákat és kártyákat. Úgy van.
Valószínűleg most egy igazi táblán gondolkodik, amely az irodája falán fog lógni, és amelyre az alkalmazottak felragasztják a kártyáikat.
Szerinted így néz ki? De mivel a 21. században járunk, a tábla és a kanban kártyák is virtuálisak lehetnek.
Ezért választottam ki 3 olyan programot, amelyek segítségével teljesen fájdalommentesen és hatékonyan implementálhatod a kanban rendszert.
1. Bitrix24
Ez valószínűleg a leghíresebb Oroszországban. Végül is, ahogy a Bitrix mondja, a CRM-jüket több mint 2 millió vállalat használja szerte a világon.
Nem írok le minden előnyt, csak annyit mondhatok, hogy a Bitrix mostantól kifejezetten az Ön cégére szabható, akár ingyenes verzióban is. De térjünk vissza a kanbanhoz.
Mint minden CRM-ben, a Bitrix 24-ben is beállíthat feladatokat saját maga és alkalmazottai számára. És a kényelem kedvéért ezt megteheti kanbanban, ha már eldöntötte, hogy tetszik ez a japán rendszer.
Testreszabhatja a „Folyamatban” és a „Kész” típusú lapokat.
Azt is láthatja, hogy melyik alkalmazott éppen melyik feladatot látja el, ami lehetővé teszi a termelékenység nyomon követését.
Bitrix 24 A fő előnye, hogy ez egy teljes értékű CRM rendszer, vagyis minden egyben. Az ügyfeleket ugyanazzal a sémával kezelheti, amelyet fentebb az értékesítési részlegre vonatkozó példában tárgyaltunk.
És mindezt számítógépről és telefonról is egy mobilalkalmazáson keresztül. A legtöbb cég számára kötelező szolgáltatás. Bár nem az egyetlen, de ingyenes.
2. Trello
Mi magunk több mint egy évig használtuk a Trellót, és nagyon elégedettek voltunk, amíg a projektek a „Mama Don’t Cry” lett.
Először is ingyenes (de van fizetett változata is), másodszor pedig nagyon kényelmes és intuitív.
Amikor a választást meghoztuk, szükségünk volt egy olyan rendszerre, amely képes nyomon követni a teljes projektet és azonosítani a szakaszokért felelősöket. Eszembe sem jutott, hogy pontosan ez a kanban rendszer lényege.
Trello Ahogy már írtam, a Trello előnye nem is az, hogy ingyenes és kényelmes.
További előny, hogy van egy mobilalkalmazás, ahol számítógéphez kötöttség nélkül is megtekinthető vagy beállítható egy feladat.
Annyira megtetszett nekünk a Trello, hogy már több ügyfelet is lekötöttünk rá.
Általánosságban elmondható, hogy ha hatékonyan kell projekteket kezelnie, feladatokat kell beállítania és ellenőriznie kell azok teljesítését, a Trello kiváló szolgáltatás az ehhez vezető úton.
3. Kaiten
A Kaiten szolgáltatást csak azért találtam meg, mert a 2 elemből álló lista hiányosnak tűnt.
De minél többet tanulmányoztam, annál jobban tetszett. Mi az a speciális szolgáltatás, amelyet a csapatszemlélet bevezetésére hívnak a cégedben.
Kaiten Van egy 14 napos ingyenes próbaidőszak (hogy őszinte legyek, nem tudom elképzelni a szolgáltatást e funkció nélkül), különböző eszközök integrálása és két módszertan a kényelmes munkavégzés érdekében: Kanban és Scrum (erről később lesz cikk) .
Ezenkívül itt figyelembe veszik a Kanban egyik fő elvét - korlátozott számú feladatot.
Vagyis minden folyamathoz/munkavállalóhoz hozzárendelhet egy bizonyos számú feladatot, és addig nem tud újat hozzáadni, amíg a régieket be nem fejezi.
Hátrányok: fizetős (bár 500 rubel felhasználónként nem olyan nagy díj), és egyelőre csak Android felhasználók számára érhető el a mobilalkalmazás.
Jómagam lelkes Apple-rajongó vagyok, de a szolgáltatás fejlesztői hamarosan azt ígérik, hogy a kedvemre is tesznek egy mobilalkalmazást iOS-re. Nehéz teljesen értékelni a szolgáltatást, de az biztos, hogy figyelmet érdemel.
Röviden a lényegről
Különféle projektmenedzsment rendszereket olvastam, tanulmányoztam és implementáltam - agile, scrum, xp, kanban.
És elmondhatom, hogy egy kis- és középvállalat számára az egyik legegyszerűbb a Kanban.
Talán ez pontosan annak köszönhető, hogy a legtöbb ember vizuális ember (vagyis vizuálisan érzékeli az információt), és a Kanban fő elve a vizualizáció.
De amikor a projekt növekszik vagy megszűnik lineáris lenni, más szolgáltatásokra és módszerekre kell váltania. De ez későbbre vonatkozik, most elég lesz neked a Kanban.
Az alábbiakban az angol szöveg ingyenes fordítását láthatom. Néhány szót angolul is idézek, mert... Szerintem gyönyörűek és lakonikusak) De mindenképpen biztosítok egy fordítást.
Folytatás.
Miután elkezdi használni ezt az egyszerűsített modellt, megérti, hogyan működik, elsajátítja az elvet, és képes lesz a rendszer továbbfejlesztésére.
Az alap kanban – Várakozás, Dolgozunk, Kész. (A Kanban alapja 3 „pillér” – Must, Do, Done)
Itt van egy csodálatos kép, ami elcsábított
Az alábbiakban egy példa segítségével bemutatjuk, hogyan hozhat létre saját, egyszerű Kanban-t néhány lépésben.
1. lépés: Határozza meg a „termelési adatfolyamot” (értékfolyam, o ó, a szépségnek vettem a feltételeket... ne engem hibáztass a fordítás pontatlanságáért): a munka előrehaladása annak kezdetétől a végéig. A legegyszerűbb séma az
- El kell végezni (ami függőben van, befejezetlen munka, feladatok listája); -Hátralék
- csinálok (ami folyamatban van); - Csinál
- Kész (igen, ez így van, azok a feladatok, amelyek elkészültek). - Kész
2. lépés: Határozza meg a feladatok listáját (kötelező)
Valami, amit még nem tettél meg. Minden, amire szüksége van, de még nem tette meg. Kezdje el közvetlenül a cetlikre írni. Nagy feladatok, kis feladatok, minden. Írja meg és töltse ki velük a „teendők listáját”. Ne "söpörje a szőnyeg alá". Ne áltasd magad. Első alkalommal fájdalmas élmény lesz. Egyszer azt mondod magadnak: „Istenem, túl sok van belőlük.”
3. lépés: Határozza meg a VIP korlátot.
(Az angol változatban - WIP limits - a „work in progress” szóból, folyamatban lévő munka; Tetszett a kialakuló kapcsolat egy VIP személlyel)
VIP limit – az egyidejűleg végrehajtott feladatok számának korlátozása.
Gyakran megesik velünk, hogy befejezetlenül hagyunk dolgokat. És az agyunk utálja. Részben pedig az, hogy megtaláljuk ezt az „édes pontot”, azt a pontot, ahol az optimális mennyiségű munkát optimális sebességgel végezhetjük el, az teszi működőképessé a kanban rendszert. Kezdésként állítsunk be egy bizonyos küszöböt, például legfeljebb 5 feladattal. Adja hozzá ezt a számot a „Folyamatban” oszlophoz.
Húzza a feladatokat egyik oszlopból a másikba.
4. lépés: Kezdje el!
A „fogd és vidd” egy feladat (feladatszakasz) befejezésének megjelölése egy matrica egyik oszlopból a szomszédos oszlopba való mozgatásával. Reade set Go! 4. lépés – kezdjen el dolgozni!
A 4. lépés után – rangsoroljuk, tisztázzuk, csökkentjük.
Minden további munka a munka fontossági sorrendjének meghatározásából, a „termelési lánc” kalibrálásából és a felesleges dolgok csökkentéséből áll.
Engem az a tény inspirált, hogy mindössze 3 hangszóró van, amelyek könnyen vezérelhetők. Nagyon világos.
És azoknak is, akik kifejezetten edzettek: (olvastam valahol) amikor szabadságot akarsz kivenni, akkor kisebbekre (babalépésekre), még kisebbekre kell bontani a feladatot, olyannyira, hogy könnyűnek tűnjenek, perc . Ha nehéznek érzed, bontsd még kisebb részekre.
És vannak nagyon jó tippek is.
